Opstartfase Jane AI

Jane AI: Opstartfase van slimme verslagleggingsondersteuning in het EPD van James Software
De zorg staat onder grote druk. Behandelaren ervaren administratieve taken vaak als een zware last, terwijl hun tijd met cliënten de kern vormt van goede zorg. Vanuit die gedachte zijn Joost Boutkan en Maarten Boutkan, eigenaar van James Software, gestart met de ontwikkeling van Jane AI, een geïntegreerde AI-assistent binnen het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD). Inmiddels bevindt de tool zich in de pilotfase en zijn de eerste reacties veelbelovend.

Waarom AI in het EPD?
De verwachtingen rondom kunstmatige intelligentie in de zorg zijn hooggespannen. Met name op het gebied van tijdwinst en verslaglegging biedt AI grote kansen. Waar standaardteksten binnen het EPD nu al een deel van het werk versnellen, kan AI de efficiëntie aanzienlijk vergroten. Het doel: behandelaren ontlasten van administratie, zodat zij meer tijd hebben voor cliënten en wachttijden kunnen worden teruggedrongen.

Uit meerdere onderzoeken van onder meer beroepsverenigingen en het programma (Ont)Regel de Zorg blijkt dat administratie tot wel 30% van de totale werktijd kan opslokken. Verschillende beroepsgroepen hebben daarom verslagleggingsrichtlijnen aangepast om deze last te verlichten. Jane AI sluit hierop aan door verslaglegging sneller, consistenter en kwalitatief beter te maken.

Voor James Software was dit een strategische keuze. “Wij willen onze klanten toekomstbestendig maken,” zegt Maarten Boutkan. “Daarom ontwikkelen we Jane AI volledig in eigen beheer. Zo houden we grip op kosten, regelgeving en doorontwikkeling, en kunnen we snel inspelen op nieuwe inzichten uit de praktijk.”

Van proof of concept naar pilotfase
De ontwikkeling van Jane AI startte in het voorjaar van 2025 met een proof of concept. “We wilden de technologie volledig in eigen hand houden,” vertelt developer Henk-Jan Kreuger. “Dat betekende: bouwen met componenten van Microsoft, zorgen dat gegevens binnen de EU blijven, en er tegelijk voor zorgen dat er zo min mogelijk informatie wordt opgeslagen. Vanuit die basis hebben we de eerste versie gemaakt en verder geïntegreerd in ons EPD.”

Momenteel draait Jane AI in een gesloten bèta bij een selecte groep klanten. “De basisfunctionaliteiten zijn compleet,” vult collega Diederik Cames van Batenburg aan. “We zijn vooral benieuwd hoe zorgprofessionals de tool gebruiken en welke onderdelen ze het meest waardevol vinden.”

Administratieve lasten verlichten
Het verminderen van administratieve lasten is het hoofddoel van Jane AI. De toepassing richt zich in eerste instantie op verslaglegging en rapportage. Gesprekken kunnen worden opgenomen, automatisch omgezet naar tekst en vervolgens direct ingevuld in de juiste velden van het dossier.

“AI is sterk in het structureren en samenvatten van tekst,” zegt Kreuger. “Dat sluit perfect aan bij de behoefte in de zorg. Het scheelt niet alleen tijd, maar verhoogt ook de kwaliteit en consistentie van rapportages.”
 Daarmee draagt Jane AI bij aan meer financieel productieve en declarabele uren, wat op termijn ook helpt om de zorgcapaciteit te vergroten.

Op maat voor iedere praktijk
Jane AI is flexibel opgezet en kan worden aangepast aan de werkwijze van elke praktijk. Praktijken kunnen zelf aangeven welke gegevens en richtlijnen relevant zijn. Jane kent beroepsrichtlijnen, maar kan ook praktijk-specifieke methoden volgen.

Volgens Cames van Batenburg is dat een belangrijk voordeel: “Je kunt per dossier aangeven welk kopje welke informatie moet bevatten. Het model hoeft niet telkens opnieuw getraind te worden, maar kan live worden gecustomized. Elke opdracht aan Jane staat op zichzelf en beïnvloedt de rest niet.”

Veiligheid en wetgeving
Veiligheid en privacy stonden vanaf het begin centraal. James Software heeft Jane AI volledig binnen de eigen omgeving geïmplementeerd, zonder externe partners. De cloudomgeving van Microsoft voldoet aan alle relevante certificeringen en wetgeving, zoals de AVG en SOC2. De verwerking gebeurt in-memory. Dat betekent dat gesprekken nergens worden opgeslagen; alleen de behandelaar bepaalt of een samenvatting in het dossier terechtkomt.

Pilotfase en feedback
De eerste ervaringen van klanten zijn positief: Jane AI blijkt nauwkeurig en gebruiksvriendelijk. In de pilotfase wordt vooral gekeken naar gebruiksvriendelijkheid en vakspecifieke terminologie. “De stap van spraak naar tekst vraagt om aandacht voor vakjargon,” legt Cames van Batenburg uit. “Daarom werken we aan mogelijkheden om per vakgebied terminologie mee te geven, zodat Jane alle woorden correct herkent en verwerkt.”

Feedback uit de pilot vormt de basis voor verdere verfijning. James Software ontwikkelt een mechanisme om verbeterpunten structureel te verzamelen en door te voeren.

Toekomstvisie: slimme assistent in de zorg
Voor de toekomst ziet James Software veel kansen voor AI binnen de paramedische zorg. Naast verslaglegging kan Jane AI ook worden ingezet voor het vertalen van brieven, het samenvatten van binnenkomende informatie en het signaleren van kwaliteitsissues.

“Alles wat nu een administratieve last vormt, kan slimmer en sneller,” zegt Joost Boutkan. “Onze missie is dat zorgprofessionals hun tijd optimaal kunnen besteden aan hun cliënten. Jane AI is daarin een belangrijke stap: ondersteunend, nooit beslissend, maar altijd gericht op kwaliteit en tijdwinst.”

Heb jij meer vragen over Jane AI? Neem dan contact met ons op. info@james-software.nl