Release notes 2 december 2022

04 december 2022

NIEU W !

Nieuw linkermenu
Met deze update introduceren wij een nieuw linkermenu. Dit geeft ons meer mogelijkheden om James in de toekomst mobielvriendelijk te maken.

E-mail logging
Onder het tabblad Home is een logging toegevoegd waarin u kunt nakijken of een e-mail is verstuurd. Afspraakherinnering of factuur niet aangekomen? Hier kun u dit controleren.

Kopie van factuur naar boekhouding
Praktijken die geen koppeling hebben met Exact of Twinfield kunnen nu een kopie van facturen mailen aan het boekhoudpakket. Het boekhoudpakket leest de factuur optisch en boekt vervolgens (semi) automatisch. Of dit werkt voor jouw praktijk, hangt af van de mogelijkheden van je boekhoudpakket.
De kopie factuur wordt verstuurd voor zowel facturen als creditfacturen.
Het e-mailadres waarnaar de facturen verstuurd moeten worden kan worden ingesteld bij Praktijk > Algemeen > Financieel.

Zorgdomein verbeteringen
Het is zover, we kunnen berichten sturen via Zorgdomein! Daarnaast heeft het Zorgdomeinoverzicht een nieuwe look en zijn er nieuwe mogelijkheden.

Via Praktijk > Tekstsjablonen > Voeg Mailsjabloon toe is het mogelijk om een standaard mailsjabloon aan te maken (type ‘E-mailrapport’)
Als je in het antwoordscherm klikt op ‘Open Zorgdomein’ dan wordt de website van Zorgdomein in een nieuw tabblad geopend. Hier kun je het antwoord daadwerkelijk versturen. Je tekst uit James, inclusief eventuele bijlagen, wordt automatisch overgenomen.
In het antwoordscherm in James kan de geadresseerde leeg gelaten worden. Je kunt dan zelf een ontvanger selecteren nadat Zorgdomein is geopend.
Via de patiëntenkaart > Dossiers kun je een rapportage als bijlage meesturen in een Zorgdomeinbericht. Klik hiervoor op de knop ’Verstuur via Zorgdomein’.
Ook als je je bericht open hebt in Zorgdomein kun je een bijlage uit James toevoegen met de knop ‘Uit James Software’!
Na het versturen van een antwoord zal Zorgdomein automatisch een kopie naar James sturen. Deze vind je terug in de patiëntenkaart > Dossiers > Zorgdomein.

Locatieweergave
Het is vanaf nu mogelijk de agenda van een hele locatie te tonen! Nadat de locatieweergave in de agenda is geselecteerd, krijg je alle afspraken van die locatie in één agenda te zien.
Vanuit de locatieweergave is het niet mogelijk om roosters aan te maken. Dat kan alleen vanuit de medewerker weergave.

Kamers
Het is nu mogelijk om via Praktijk > Locaties > Open locatie zogenaamde ‘Kamers’ toe te voegen, zodat je verschillende behandelruimtes kunt definiëren.
Dit werkt als volgt:

Met kamers maak je onderscheid in ruimtes binnen je locatie. Je gebruikt dit dus alleen als er minimaal twee verschillende behandelruimtes zijn op een locatie.
Voeg je een kamer toe, worden de (actieve) roosters van de hoofdlocatie automatisch gekopieerd naar de kamer. Je kunt die eventueel verwijderen en eigen roosters maken, als een ruimte een afwijkende beschikbaarheid heeft.
Werk je met ‘behandelruimtes’, dan plan je de afspraak ook altijd in op een specifieke ruimte. De hoofdlocatie kun je niet meer kiezen.

In de locatieweergave met kamers worden alleen de roosters van de behandelruimtes getoond. Dit zijn dezelfde tijden als die van de hoofdlocatie, tenzij je dit handmatig hebt aangepast.
Je kunt bovenin de agenda kiezen welke kamers je in beeld wilt hebben. Vink je alle kamers aan, dan zie je álle afspraken van die locatie.
Je kunt ook alleen de hoofdlocatie aanvinken, dan zie je óók álle afspraken van die locatie.
Dat is ten eerste makkelijk voor planners, die dan niet steeds 6 behandelkamers moeten aanvinken.
Ten tweede is dit belangrijk in overgangssituaties. Bij iedereen die met kamers wil gaan werken staan alle afspraken tot op dat moment op de hoofdlocatie. Zou je dan alleen alle kamers aanvinken, dan heb je nu dus niét alles in beeld! Na een tijdje, als alle afspraken op een kamer staan, kan dit wel.
Gewoonlijk doe je het één óf het ander!
Vink je één behandelkamer uit, maar vink je wel de hoofdlocatie aan, dan zie je tóch alle afspraken. Ook die van de uitgevinkte behandellocatie worden getoond, maar als locatie wordt dan de hoofdlocatie getoond. Dat kan een verwarrend beeld geven.

Afspraken kunnen lijken te overlappen. Bekijk je die afspraak, dan zul je zien dat het om een andere behandelruimte gaat.
Zet dus óf één of meerdere kamers in beeld, óf klik alleen de hoofdlocatie aan. Zo heb je een duidelijke agenda.

Kamers en afspraakvoorstellen

De voorstellen houden rekening met kamers. Als behandelaar A een afspraak heeft in behandelkamer 1 om 09:00, dan krijgt behandelaar B geen voorstel meer voor deze tijd in deze behandelkamer.
Zijn overlappende afspraken toegestaan, dan kan dit wel. Dit kan echter alleen handmatig (niet via de voorstellen) en je krijgt hier een waarschuwing van.
Gebruik je ‘achtereenvolgende afspraken’ dan wordt hier bij de voorstellen ook rekening mee gehouden! Als behandelkamer 1 op een dag nog helemaal vrij is maar op behandelkamer 2 staat op diezelfde dag al wél een afspraak, dan krijg je voorstellen rondom de afspraak op behandelkamer 2.
Patiënten kunnen in het portaal alleen de hoofdlocatie kiezen bij het maken van een afspraak. James kijkt naar een beschikbare behandelkamer bij de gekozen behandelaar en zal hier de afspraak inplannen.

Ruimte op polis verbeteringen

Gebruik je de Ruimte op polis i.c.m. met aantallen in je prestatie (bv 1 = 1 kwartier), dan kan het gebeuren dat het aantal in je prestatie hoger is dan de overgebleven ruimte op de polis. Hiervoor kwam dan álles op een factuur, terwijl de patiënt nog wel recht had op een stukje vergoeding. Nu wordt de rekening gesplitst in een declaratie en een factuur.
Wil je dit niet? Onder Praktijk > Voorkeuren is dit in te stellen bij ‘Deels toereikende ruimte op de polis’.
Werk je met Ruimte op polis en voeg je prestaties toe in het dagjournaal, dan kreeg je géén melding als de ruimte op polis (bijna) op was. Dat gebeurt vanaf nu wel.
Bij gebruik van Ruimte op polis i.c.m. ‘Onderhandenwerk’, zoals bij mantelzorgers, dan zie je vanaf nu altijd de actuele ruimte op de polis op het consult. De ruimte op de polis wordt dus geüpdatet naarmate u meer minuten toevoegt.
Dit geldt niet voor gewone consulten!

LFT koppeling
Voor het beroep podotherapie hebben we een koppeling gemaakt met LFT. LFT kan geen gegevens terugsturen naar James, het is daarom eenrichtingsverkeer.

Om de koppeling te activeren ga je naar Praktijk > Online diensten > en voeg je de dienst ‘LFT export’ toe. Nu verschijnt in de patiëntenkaart de knop ‘LFT’
Op de computer waar LFT wordt gebruikt ga je naar Praktijk > Voorkeuren en klik je op ‘Download James koppelsoftware’. Nadat deze geïnstalleerd is, zie je een scherm waar je eenmalig een ‘Koppelcode’ invult. Deze code vind je in James onder Praktijk > Voorkeuren > Koppellocaties.
In hetzelfde venster geef je aan waar James het ‘uitwisselbestand’ moet neerzetten dat nodig is voor de koppeling. Dit bestand, genaamd clipboard.dat, moet in de map zijn waar LFT geïnstalleerd is, meestal is dat C:\LFT

Klik je in de patiëntenkaart op de ‘LFT’ knop, dan worden de gegevens van de patiënt ingevuld in het ‘uitwisselbestand’. Als je LFT opent worden de gegevens uit dit bestandje ingelezen. Het uitwisselbestandje is daarna weer leeg. De volgende gegevens worden meegestuurd; Voorletters, voornaam, achternaam, straat, huisnummer (evt met toevoeging) postcode, plaatsnaam, geboortedatum, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer, mobiele nummer, BSN en UZOVI.

Patiëntportaal verbeteringen
In het patiëntportaal(niet het afspraakportaal!) hebben we meerdere verbeteringen doorgevoerd. Hieronder een opsomming:

Bij het maken van afspraken werden alleen afspraakvoorstellen voor de geselecteerde datum geladen. Het is nu mogelijk om verder te bladeren, er worden nu meer voorstellen getoond.
Een andere datum aanklikken voor de afspraak was vaak lastig omdat het datumscherm automatisch weer dicht klapte. Dit is opgelost.
Via de oproeplink worden de velden in de afspraak vanaf nu weer automatisch overgenomen, als deze zijn ingevuld bij het maken van de oproep.
Afspraaktypes werden soms weergegeven als nummer. Dit is opgelost.
Op de inlogpagina van het portaal stond twee keer ‘Nederlands’ bij de taal. Engels is nu toegevoegd.
Bij het inloggen in het portaal kom je nu automatisch terecht in het afsprakenoverzicht en niet meer op de pagina met NAW gegevens.
Als een behandelaar een actie (Patiënt > Dossiers > Acties) uitzet, bijvoorbeeld ‘upload uw verwijsbrief’, krijgt de patiënt een e-mail met een linkje naar het portaal. Is de actie opgevolgd, ontvangt de behandelaar hier ook een e-mail van. Behandelaren en patiënten kunnen nu ook commentaar toevoegen aan een actie.
In het patiëntportaal kan een patiënt nu twee keer hetzelfde e-mailadres worden gebruikt. Als het e-mailadres al blijkt te bestaan dan wordt er automatisch een alternatieve gebruikersnaam voor de patiënt gegenereerd.

Meerdere MDR printers koppelen
Via Praktijk > Voorkeuren is het nu mogelijk om meerdere MDR printers toe te voegen. Bij het printen van een label kunt u vervolgens aangeven welke printer gebruikt moet worden.
De optie onder Praktijk > Voorkeuren heet voortaan ‘Koppellocaties’ omdat we deze functie voor meer dan alleen printers gaan gebruiken.

Dossierexport uitgebreid
Het is vanaf nu mogelijk dossiers te exporteren van patiënten met een consult in een bepaalde periode. Het is niet nodig dat de dossiers in deze periode ook zijn bewerkt. De velden die je wilt exporteren moeten in het sjabloon wel gemarkeerd zijn als ‘Export’.

‘Onderhanden werk’ aanpassingen
Cliëntondersteuners en Mantelzorgmakelaars werken veel met ‘onderhanden werk’ consulten. Dit houdt in dat geregistreerde minuten per maand en per behandelaar worden verzameld in één consult. Het is hierbij de bedoeling dat minuten altijd worden geregistreerd vanuit het dagjournaal.
Het kwam af en toe voor dat het totaal aantal minuten op het onderhandenwerk consult zélf werd aangepast. Hierdoor kon een verschil ontstaan met de geregistreerde minuten op de dagjournaals en de consulten.
Het is vanaf deze update daarom niet meer mogelijk om het ‘aantal’ veld op het consult aan te passen. Eventuele correcties doe je via het dagjournaal. Het totaal aantal minuten van een bepaalde periode kan nog wel worden ingezien op het consult.

Extra ontvanger in nieuwe e-mail scherm
Het was in het nieuwe mailscherm niet mogelijk handmatig een extra ontvanger toe te voegen. Dit is nu weer mogelijk met de knop ‘Voeg nieuwe ontvanger toe’. Deze persoon wordt automatisch als contactpersoon opgeslagen bij de patiënt, zodat je er makkelijk nog een keer naar kunt mailen.
Natuurlijk kun je zo nodig een contactpersoon verwijderen.

OPGELOST

Fysiovergoeding toonde niet altijd het juiste aantal behandelingen.
Op het dagjournaal kwam wel eens een foutmelding waardoor je getypte tekst verdween. Vanaf nu blijft bij zo’n foutmelding je tekst staan. Mocht dat technisch niet mogelijk zijn, dan zie je de melding
In de afspraakbevestiging stonden soms %-tekens, dit is verwijderd.
Bij uitgebroken herhaalafspraken was het niet mogelijk om via de rechtermuis een nieuw document toe te voegen.
Stuurde je de rekening van een cliënt naar de verzekeraar van de contactpersoon, ging toch de UZOVI van de verzekeraar van de patiënt zelf mee.
De locatie van een afspraak kon niet worden aangepast, als deze onderdeel was van een herhaalafspraak.
Als een medewerker de status ‘Geannuleerd’ had, stond bij diens dagjournalen een nummer in plaats van een behandelaarnaam. Ook konden die dagjournaals niet meer worden bewerkt.
Zorgprofielen die nog niet gedeclareerd waren konden niet altijd verwijderd worden.
In de agenda-export komen nu geen lege regels meer voor.
Had je prestaties met lange omschrijvingen, dan klapte in je consult de lijst met prestaties gelijk weer in.
Het was alleen mogelijk om aan de eerste twee contactpersonen van een patiënt te e-mailen. Vanaf nu kan gemaild worden naar alle contactpersonen.
Maakte je een afspraak in het verleden, dan werd de locatie niet automatisch ingevuld.
Als een afgewezen declaratie werd omgezet naar een factuur, en je gooide deze factuur daarna weg bij Financieel > Facturen, kwam je declaratieregel niet weer open te staan. Je kreeg geen openstaand bedrag meer in het consult.
In een Zorgcentrum kon de behandelaar van een afspraak niet worden aangepast.
In een Zorgcentrum werd de agenda, na het opslaan van een afspraak, gereset naar de 24-uursweergave. Ook moest je de praktijk opnieuw aanklikken.
Bij facturen met een prestatie op basis van minuten, met 9 of 21% BTW, werd de BTW in sommige gevallen niet juist berekend.
Bij het automatisch koppelen van Zorgdomein berichten wordt nu ook rekening gehouden met de status van de patiënt. Dit gebeurde voorheen niet en dat zorgde ervoor dat, in het geval van een dubbele patiënt, berichten gekoppeld konden worden aan een afgesloten patiënt.
Verstuurde e-mails onder Patiënt > Dossiers > E-mail werden weergegeven met HTML tekens. De verstuurde e-mails zijn vanaf nu goed leesbaar.
Soms kwam er een ‘mapping error’ bij het opslaan van een dossier, nadat er een onderdeel via de ‘+’ was toegevoegd met meerkeuzevragen.
Als je een artikel toevoegde met meer dan 54 tekens kreeg je een algemene foutmelding als je de artikellijst wilde opslaan, zonder vermelding van de oorzaak. Nu wordt de naam na 54 tekens afgebroken.
Bij het wijzigen van een e-mailadres werd dit soms onderliggend niet goed aangepast, waardoor een mailtje nog naar het oude e-mailadres ging. Dit is verholpen, en bestaande discrepanties zijn gecorrigeerd.
De leeftijd op de patiëntenkaart, achter de geboortedatum, klopte niet altijd.
Als een afspraak werd doorgeboekt via het dagjournaal,hoort deze afspraak een oranje bies te krijgen. Tot deze update kwam er een rode bies, totdat de agenda werd ververst.
In het e-mailscherm was het niet mogelijk om met de rechtermuisknop tekst te ‘plakken’.

KLEINE VERBETERINGEN

Open je een opgeslagen document, dan zie je nu een duidelijke voorvertoning. Voorheen was deze korrelig en niet goed leesbaar.
Bij het verwijderen van een algemene afspraak met herhaling, worden afspraken die afwijken van het herhaalpatroon (uitzonderingen) niet meer verwijderd.
Herinneringsmails worden altijd om de 6u verstuurd. Voorheen werd aan het éinde van een blok van 6 uur alle herinneringen verstuurd, waardoor een herinnering zes uur te laat kon zijn. Vanaf nu worden de herinneringen juist aan het begin van het blok verstuurd, zodat een klant niet meer te laat een herinneringsmail ontvangt.
Aan de patiëntexport is de kolom ‘Laatste afspraak’ toegevoegd. Deze kolom kijkt ook naar eventuele afspraken in de toekomst.
Bij de beroepen ‘Mantelzorg’ en ‘Cliëntondersteuning’ wordt automatisch het tabblad ‘Cliënten’ geopend bij het inloggen. Vanaf nu wordt automatisch de agenda geopend als er wordt gewerkt vanaf een telefoon.
Bij het beroep ‘Cliëntondersteuning’ kunnen mensen met de rol ‘super user’ voortaan een urenrapportage printen van álle behandelaren, in plaats van alleen van henzelf. (Cliënten > Consulten > Genereer urenrapportage)
Het veld ‘Instelling’ is toegevoegd aan het zoekscherm van huisartsen en verwijzers. We gaan binnenkort het zoeken naar artsen en verwijzers verder verbeteren.
Je laatste zoekopdracht in het Patiëntenoverzicht werd weer getoond nadat je uitlogde en opnieuw inlogde. Nu begin je bij het inloggen altijd met een leeg zoekfilter.
Bij het verwijderen van een afsprakenreeks wordt voortaan gekeken naar de datum van de aangeklikte afspraak. Het is vervolgens mogelijk om aan te geven of de hele reeks verwijderd moet worden óf alleen afspraken vanaf de betreffende datum.

Na het versturen van een e-mail bleef het e-mailscherm vrij lang openstaan. Het scherm wordt vanaf nu sneller afgesloten.
Het is bij het beroep cliëntondersteuners nu ook mogelijk om een ‘Paarse Excel’ te genereren voor gemeenten.
- Voor gemeenten zijn specifieke doelgroepen toe te voegen via Praktijk>Voorkeuren.
Twee online diensten (Praktijk > Online diensten) zijn hernoemd:
- Qualiview is nu Qualiview (PREM)
- Reflectum – Questmanager is nu Qualiview- Reflectum (ROM)
GGZ: Er werden ZPM declaraties afgekeurd doordat een verwijsdatum in de toekomst lag. Verwijzingen mogen bij het Zorgprestatiemodel vanaf nu geen datum in de toekomst meer hebben.