Referentiecase Praktijk Schoone
Een zorgvuldige en professionele overstap naar James Software

Inleiding
Een overstap naar een nieuw EPD-systeem is voor iedere zorgorganisatie een belangrijke stap. Voor grotere interdisciplinaire praktijken vraagt dit traject om een zorgvuldige voorbereiding, een duidelijke implementatiestrategie en intensieve begeleiding tijdens en na de overgang. Deze referentiecase beschrijft de overstap van Praktijk Schoone naar James Software en laat zien hoe een professionele implementatie, maatwerk en structurele nazorg bijdragen aan een succesvolle ingebruikname.

Betrokken partijen
Praktijk Schoone
Susan Schoone, Praktijkeigenaar

Praktijk Schoone is een interdisciplinaire praktijk die zich voornamelijk richt op de zorg voor kinderen en jeugdigen tot 18 jaar. Binnen het team zijn verschillende disciplines vertegenwoordigd, waaronder orthopedagogiek, psychologie en logopedie.

James Software
Joost Boutkan, Directeur James Software
Sanne Heemskerk, Applicatiespecialist James Software
Hans Bruker, Applicatiespecialist James Software

Tijdspad

Deel 1 – Kennismaking, doelen en afspraken
Susan Schoone, praktijkhouder van Praktijk Schoone, werd samen met haar team klant van James Software. Praktijk Schoone staat bekend om haar interdisciplinaire aanpak en richt zich voornamelijk op de zorg voor kinderen en jeugdigen tot 18 jaar. Binnen het team zijn verschillende disciplines vertegenwoordigd, namelijk orthopedagogiek, psychologie en logopedie.

Vanwege de diverse zorgtrajecten die cliënten volgen binnen de praktijk en de bijpassende financiële stromingen, was Susan op zoek naar een softwareleverancier die complementair kon zijn aan de praktijk en de werkwijze van de diverse professionals binnen het team.

Na de eerste gesprekken met James Software was de keuze snel gemaakt. “Bij James kunnen we zelf onze workflow bepalen in de dossiers. Het EPD past zich aan onze interdisciplinaire werkwijze aan. De uitstraling van James is ook nog eens mooi en overzichtelijk.” – Susan Schoone

Susan vertelt:
“Als team vinden wij werkplezier erg belangrijk. Hier hoort een goede digitale werkomgeving bij. Wij willen met de praktijksoftware van James een duidelijke kapstok en houvast in ons methodisch handelen creëren. Al onze stappen en overdenkingen kunnen daarin worden vastgelegd.

James wordt opgebouwd vanuit een groeidocument waardoor zaken niet dubbel geregistreerd hoeven te worden en overbodige velden worden verwijderd. Wij willen dat onze verslaglegging minder tijd kost met behoud van onze kwaliteit. We gaan werken binnen James met geautomatiseerde formats. Hierdoor besteden we minder tijd aan het invullen van velden en willen we ons als professional vooral richten op het schrijven van goede inhoudelijke conclusies. Ons doel met de overstap naar James is het ervaren van administratieve lastenverlichting voor het team. Wij willen dat James de ondersteuning aan de collega’s biedt en zorgt voor het vereenvoudigen van onze primaire zorgprocessen. Hier hebben wij alle vertrouwen in.”

Voorbereiding achter de schermen
Voor grotere praktijken vraagt een overstap om een gedegen voorbereiding. In deze fase werden diverse werkzaamheden uitgevoerd:

• Migratie van data vanuit de vorige softwareleverancier naar James;
• Implementatie van een groeimodel op maat;
• Ontwikkeling van een arrangementenmonitor;
• Afstemming van werkprocessen op de multidisciplinaire werkwijze van de praktijk;
• Voorbereiding van teamtrainingen en implementatiemomenten.

Daarnaast organiseerde Susan een teamdag waarbij ook James Software aanwezig was om de komende overstap gezamenlijk voor te bereiden. Omdat overstappen voor veel professionals een grote stap is, werd ervoor gekozen om het traject gefaseerd aan te pakken. Heldere verwachtingen, duidelijke doelstellingen en een gezamenlijke planning vormden de basis voor een succesvolle implementatie.

Deel 2 – Implementatie van James binnen het team
Op vrijdag 16 december vond de implementatiedag plaats. Applicatiespecialisten Sanne Heemskerk en Hans Bruker bezochten de praktijk om het volledige team te trainen.

Om optimaal aan te sluiten bij de verschillende disciplines binnen de organisatie werd het team opgesplitst in twee groepen:

1. Sanne verzorgde de training voor de logopedisten;
2. Hans verzorgde de training voor de orthopedagogen.

Tijdens de training kwamen alle belangrijke onderdelen van de dagelijkse praktijkvoering aan bod:

• Het aanmaken van nieuwe cliënten;
• Werken met de agenda;
• Het koppelen van dossiers;
• Het maken van een dagjournaal;
• Het klaarzetten van declarabele consulten;
• Efficiënt werken binnen James;
• De groeiboomstructuur binnen de software;
• Multidisciplinair samenwerken;
• Tijdschrijven voor gemeenten.

Naast de functionele uitleg lag de nadruk op het optimaal inzetten van James binnen de bestaande werkprocessen van Praktijk Schoone. Hierbij werd niet alleen gekeken naar de software zelf, maar vooral naar de aansluiting op de dagelijkse werkwijze van de verschillende professionals.

Na de gezamenlijke instructie konden de medewerkers zelfstandig aan de slag binnen James. Sanne en Hans waren gedurende de dag beschikbaar om vragen te beantwoorden en medewerkers persoonlijk te begeleiden. De trainingsdag werd door zowel het team als James Software als zeer succesvol ervaren. Naast een inhoudelijk sterke implementatie was er ook ruimte voor informele gesprekken, afgesloten met appelflappen en worstenbroodjes. Deze aanpak laat zien hoe James Software implementaties binnen grotere praktijken begeleidt: met persoonlijke aandacht, disciplinespecifieke begeleiding en voldoende ruimte voor vragen en oefening.

Deel 3 – Overstap en de eerste gebruiksfase
Op 1 januari maakte Praktijk Schoone officieel de overstap naar James Software. Drie maanden later kijkt Susan Schoone positief terug op de eerste gebruiksfase:

“Het gaat goed! Het inwerken is tweeledig. Aan de ene kant leer je het systeem kennen en aan de andere kant maak je je werkmethodiek passend binnen je praktijkomgeving. Dat heeft tijd nodig. James werkt prettig en is overzichtelijk. De basis is gelegd binnen het team en we zijn nu bezig met het inpassen van onze werkwijze in James. Ook belangrijk: doet iedereen het op dezelfde manier? Daarin zie je altijd verschillen in een team. De ene collega pakt het mega snel op en de andere heeft wat extra tijd nodig.”

Intensieve begeleiding en nazorg

Een succesvolle implementatie eindigt niet op de dag van de livegang. Juist in de eerste maanden na de overstap ontstaat behoefte aan ondersteuning, optimalisatie en kennisdeling.
Praktijk Schoone koos ervoor om vragen vanuit het team dagelijks te verzamelen en gebundeld te bespreken.

“Iedere week is er een terugkoppelmoment met een vaste medewerker van James. Daar zijn we blij mee. Hierin kunnen we onze vragen stellen.”

Deze structurele begeleiding zorgt ervoor dat vragen snel worden opgelost en dat nieuwe inzichten direct kunnen worden vertaald naar verbeteringen in de dagelijkse praktijk. Daarnaast blijft James een vast onderwerp binnen het multidisciplinair overleg van de praktijk. “Ons MDO gaat tot de zomer ook over James. Zo willen we alles zo goed mogelijk eigen maken. James heeft op YouTube filmpjes staan, maar wij hebben ook onze eigen filmpjes gemaakt in onze online leeromgeving.”

Eerste resultaten
De eerste voordelen van de overstap worden inmiddels zichtbaar:

• Overzichtelijkere werkprocessen;
• Snellere toegang tot relevante gegevens;
• Efficiëntere loonadministratie;
• Snellere declaratieprocessen;
• Meer exportmogelijkheden voor praktijkmanagement;
• Minder retourinformatie vanuit declaraties;
• Een prettigere gebruikerservaring dan het vorige EPD-systeem.

Susan concludeert:
“Door de opbouw van James is het overzichtelijk werken. Data die je nodig hebt is sneller uit James. De loonadministratie en het declareren gaat sneller dan voorheen, dat is heel fijn. Als praktijkhouder kan je makkelijk je overzichten krijgen. Er zijn veel mogelijkheden tot exports. Er is minder retourinformatie vanuit de declaraties. We merken dat dit fijner werkt dan het vorige EPD-systeem dat we hadden. We verwachten dat we rond de zomer alles goed op de rit hebben, dat onze workflow is doorgestroomd in onze zelf aangepaste dossiers en dat alle collega’s er nog meer voordelen van gaan hebben. We zijn dik tevreden!”
– Susan Schoone, praktijkeigenaar Praktijk Schoone

Conclusie
De overstap van Praktijk Schoone laat zien dat een succesvolle implementatie van een EPD binnen een grotere interdisciplinaire praktijk vraagt om meer dan alleen software. Heldere doelstellingen, maatwerk in de inrichting, persoonlijke begeleiding tijdens de implementatie en structurele nazorg vormen samen de basis voor duurzaam succes.

Door vanaf de kennismaking tot ver na de livegang intensief samen te werken, heeft James Software Praktijk Schoone ondersteund bij het realiseren van haar belangrijkste doel: administratieve lastenverlichting en een digitale werkomgeving die de zorgprofessionals optimaal ondersteunt in hun dagelijkse werk.

Voor meer informatie over Praktijk Schoone en hun werkwijze: www.praktijkschoone.nl