Nieuw EPD aanschaffen? 12 veelgestelde vragen
Een nieuw elektronisch patiëntendossier (EPD) aanschaffen is een belangrijke keuze voor iedere zorgpraktijk. Het EPD vormt immers een groot deel van de dagelijkse werkwijze: van het bijhouden van cliëntgegevens en verslaglegging tot planning, communicatie, declaraties en rapportages.

Maar waar let je op als je een nieuw EPD gaat kiezen? Welke functies heb je écht nodig? Hoe belangrijk zijn veiligheid en koppelingen? En hoe pak je een overstap vanuit een bestaand systeem aan? In deze FAQ beantwoorden we 12 veelgestelde vragen over het aanschaffen van een nieuw EPD.

1. Wanneer is het tijd om een nieuw EPD aan te schaffen?
2. Waar moet ik op letten bij het kiezen van een EPD?
3. Welke functies moet een goed EPD hebben?
4. Is mijn nieuwe EPD veilig en AVG-proof?
5. Hoe belangrijk zijn koppelingen met andere systemen?
6. Kan een EPD meegroeien met mijn praktijk?
7. Hoe zit het met de kosten van een EPD?
8. Kan ik mijn bestaande patiëntgegevens meenemen?
9. Hoe verloopt de overstap naar een nieuw EPD?
10. Hoeveel ondersteuning krijg ik bij de implementatie?
11. Kan ik het EPD aanpassen aan mijn beroepsgroep en werkwijze?
12. Hoe weet ik welk EPD het beste bij mijn praktijk past? 

 

———————————————————————————-

Wanneer is het tijd om een nieuw EPD aan te schaffen?
Een nieuw EPD hoeft niet alleen in beeld te komen wanneer je huidige systeem technisch verouderd is. Ook veranderingen binnen je praktijk kunnen een aanleiding zijn.

Denk bijvoorbeeld aan:

• je huidige EPD ondersteunt je werkprocessen onvoldoende;
• je bent veel tijd kwijt aan administratie;
• bepaalde functies ontbreken;
• het systeem is moeilijk aan te passen aan jouw beroepsgroep;
• koppelingen met andere systemen ontbreken;
• je praktijk groeit en het EPD groeit onvoldoende mee;
• je bent niet tevreden over de ondersteuning;
• je wilt eenvoudiger digitaal communiceren met cliënten;
• je wilt meer inzicht in cijfers en praktijkresultaten.

Een goed moment om te oriënteren is daarom niet pas wanneer je huidige EPD direct vervangen moet worden. Door eerder verschillende systemen te vergelijken, krijg je beter inzicht in wat je nodig hebt.

Waar moet ik op letten bij het kiezen van een EPD?
Een EPD moet aansluiten op de manier waarop jouw praktijk werkt. Kijk daarom niet alleen naar de hoeveelheid functies, maar vooral naar de vraag of die functies jouw dagelijkse werk eenvoudiger maken.

Let onder andere op:

• gebruiksvriendelijkheid;
• dossiermogelijkheden;
• agenda en planning;
• verslaglegging;
• declaraties;
• rapportages en statistieken;
• cliëntcommunicatie;
• koppelingen;
• gegevensuitwisseling;
• informatiebeveiliging;
• mobiele toegankelijkheid;
• ondersteuning en helpdesk;
• mogelijkheden om het systeem aan te passen;
• prijs en abonnementsstructuur.

Het belangrijkste is dat je vooraf bepaalt wat jouw praktijk nodig heeft. Een uitgebreide functielijst zegt namelijk weinig als de functies niet passen bij jouw dagelijkse werk.

Welke functies moet een goed EPD hebben?
Dat verschilt per beroepsgroep en praktijk. Een fysiotherapiepraktijk heeft bijvoorbeeld andere wensen dan een logopediepraktijk of een multidisciplinair paramedisch centrum.

Een goed EPD ondersteunt in ieder geval de belangrijkste processen binnen je praktijk. Denk aan een centraal patiëntendossier, planning, verslaglegging, declaraties en rapportages.

Ook flexibiliteit is belangrijk. Richtlijnen en werkprocessen kunnen veranderen. Het is daarom prettig wanneer een dossier niet volledig vaststaat, maar kan worden aangepast aan de manier waarop jouw praktijk werkt.

Bij James Software zijn de behandeldossiers bijvoorbeeld afgestemd op de betreffende beroepsgroep en kunnen onderdelen van het dossier naar wens worden aangepast.

Is een EPD veilig en AVG-proof?
Omdat een EPD medische en andere privacygevoelige gegevens bevat, is informatiebeveiliging een belangrijk onderdeel van je keuze.

Zorgaanbieders moeten zorgvuldig omgaan met medische gegevens. Daarbij gelden regels rondom onder andere privacy, toegang tot gegevens en het uitwisselen van medische informatie. Patiënten hebben bovendien rechten met betrekking tot hun medisch dossier.

Vraag een EPD-leverancier daarom bijvoorbeeld:

• Hoe worden gegevens beveiligd?
• Waar worden de gegevens opgeslagen?
• Wie heeft toegang tot patiëntgegevens?
• Hoe wordt toegang tot gegevens geregistreerd?
• Hoe worden back-ups geregeld?
• Hoe wordt omgegaan met beveiligingsincidenten?
• Welke maatregelen zijn genomen rondom privacy en gegevensuitwisseling?

Een leverancier moet duidelijk kunnen uitleggen hoe de beveiliging is ingericht. Laat je hierbij niet alleen overtuigen door termen als ‘veilig’ of ‘AVG-proof’, maar vraag om concrete informatie.

Hoe belangrijk zijn koppelingen met andere systemen?
Steeds meer zorgprocessen zijn digitaal met elkaar verbonden. Een EPD staat daarom zelden helemaal op zichzelf.

Denk bijvoorbeeld aan koppelingen voor:

• declaraties;
• boekhouding;
• communicatie;
• gegevensuitwisseling;
• cliëntportalen;
• vragenlijsten;
• rapportages;
• andere zorg- of administratiesystemen.

Ook landelijke ontwikkelingen maken gegevensuitwisseling steeds belangrijker. De Wet elektronische gegevensuitwisseling in de zorg (Wegiz) zorgt ervoor dat zorgaanbieders voor aangewezen gegevensuitwisselingen steeds meer elektronisch moeten uitwisselen.

Daarnaast zijn informatiestandaarden belangrijk om gegevens op een eenduidige en betekenisvolle manier tussen systemen te kunnen uitwisselen. Nictiz beschrijft daarbij het belang van ‘Eenheid van Taal’ en ‘Eenheid van Techniek’.

Vraag daarom bij een nieuw EPD niet alleen óf een koppeling mogelijk is, maar ook hoe deze koppeling werkt en welke gegevens ermee kunnen worden uitgewisseld.

Kan een EPD meegroeien met mijn praktijk?
Een EPD dat goed werkt voor een praktijk met één behandelaar, hoeft niet automatisch geschikt te zijn voor een praktijk die over een paar jaar uit meerdere behandelaren bestaat. Denk daarom vooruit.

Vraag jezelf af:

• Kan ik eenvoudig medewerkers toevoegen?
• Zijn er mogelijkheden voor meerdere locaties?
• Kan ik met verschillende rollen en rechten werken?
• Ondersteunt het systeem multidisciplinair samenwerken?
• Kan het EPD omgaan met een groter aantal cliënten?
• Zijn extra functionaliteiten beschikbaar wanneer mijn praktijk groeit?

Een schaalbaar EPD voorkomt dat je bij iedere grote verandering opnieuw van systeem moet wisselen.

Hoe zit het met de kosten van een EPD?
De prijs van een EPD is belangrijk, maar alleen kijken naar het maandbedrag kan een vertekend beeld geven.|

Kijk naar de totale kosten. Vraag bijvoorbeeld naar:

• abonnementskosten;
• kosten per gebruiker;
• implementatiekosten;
• migratiekosten;
• eventuele kosten voor koppelingen;
• kosten voor extra modules;
• kosten voor support;
• kosten voor training;
• eventuele jaarlijkse prijswijzigingen.

Vergelijk daarnaast wat je voor die prijs krijgt.
Een goedkoop EPD dat medewerkers dagelijks veel extra handelingen kost, kan uiteindelijk duurder uitpakken dan een systeem waarmee processen efficiënter verlopen.

Kan ik mijn bestaande patiëntgegevens meenemen?
Als je overstapt van EPD, wil je natuurlijk niet opnieuw beginnen met een lege database. Vraag daarom vooraf hoe de gegevensmigratie wordt geregeld.

Bespreek bijvoorbeeld:

• Welke patiëntgegevens kunnen worden overgezet?
• Kunnen historische dossiers worden meegenomen?
• Hoe worden documenten en bijlagen verwerkt?
• Hoe wordt gecontroleerd of alle gegevens correct zijn overgezet?
• Wie begeleidt de migratie?
• Zijn er kosten verbonden aan de overstap?

Maak hierover duidelijke afspraken voordat je het oude systeem beëindigt.

Hoe verloopt de overstap naar een nieuw EPD?
Een EPD kiezen is één ding. De daadwerkelijke overstap is minstens zo belangrijk.

Een goede implementatie begint met een duidelijke planning. Denk aan:

• inventariseren van de huidige situatie;
• bepalen welke gegevens moeten worden overgezet;
• inrichten van het nieuwe EPD;
• koppelingen configureren;
• medewerkers instrueren;
• gegevens migreren;
• testen;
• live gaan;
• nazorg en ondersteuning.

Vraag een leverancier hoe dit proces eruitziet en wie jouw aanspreekpunt is tijdens de overstap.

Hoeveel ondersteuning krijg ik bij de implementatie?
Een EPD kan technisch nog zo goed zijn: als medewerkers niet weten hoe ze ermee moeten werken, levert het systeem weinig voordeel op. Informeer daarom naar de ondersteuning vóór, tijdens en na de implementatie.

Vraag bijvoorbeeld:

• Is er een training?
• Is er begeleiding bij het inrichten van het EPD?
• Hoe bereikbaar is de supportafdeling?
• Kunnen medewerkers later opnieuw uitleg krijgen?
• Is er online documentatie of een kennisbank?
• Wie helpt bij technische problemen?

Goede ondersteuning kan de overstap aanzienlijk makkelijker maken.

Kan ik het EPD aanpassen aan mijn beroepsgroep en werkwijze?
Een EPD moet aansluiten bij je werkproces en niet andersom.

Iedere beroepsgroep heeft eigen richtlijnen, verslaglegging en informatiebehoeften. Daarnaast heeft iedere praktijk zijn eigen manier van werken. Een flexibel EPD kan daarom een groot voordeel zijn.

Let bijvoorbeeld op de mogelijkheid om:

• dossiers aan te passen;
• velden toe te voegen;
• templates te gebruiken;
• vragenlijsten te verwerken;
• eigen werkprocessen in te richten;
• verschillende gebruikersrollen te gebruiken.

Een systeem dat ruimte biedt voor maatwerk kan ervoor zorgen dat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan onnodige administratieve handelingen.

 

Hoe weet ik welk EPD het beste bij mijn praktijk past?
Er bestaat niet één EPD dat voor iedere praktijk het beste is.
Begin daarom met je eigen praktijk. Breng eerst in kaart welke problemen je huidige systeem oplost en waar je tegenaan loopt.

Maak vervolgens een lijst met eisen en wensen. Verdeel deze bijvoorbeeld in:

1. Must-haves
   Functies die absoluut aanwezig moeten zijn.
2. Should-haves
   Functies die belangrijk zijn, maar waarvoor eventueel een alternatief mogelijk is.
3. Nice-to-haves
   Extra functies die het werken prettiger of efficiënter maken.

Vraag vervolgens meerdere leveranciers om een demonstratie en gebruik daarbij steeds dezelfde praktijksituaties. Laat bijvoorbeeld zien hoe een nieuwe cliënt wordt aangemaakt, hoe een behandeling wordt vastgelegd, hoe een rapportage wordt gemaakt en hoe een declaratie wordt verwerkt.

Zo vergelijk je niet alleen de marketingverhalen van leveranciers, maar vooral hoe de systemen in de praktijk werken.

 

Een nieuw EPD kiezen: kijk verder dan de software
De aanschaf van een EPD is uiteindelijk meer dan het kiezen van een softwarepakket.
Kijk naar het totaalplaatje: functionaliteit, gebruiksgemak, veiligheid, gegevensuitwisseling, koppelingen, ondersteuning, kosten en toekomstbestendigheid.

Een EPD moet jouw praktijk ondersteunen en administratieve processen zo eenvoudig mogelijk maken. Het doel is niet om zoveel mogelijk functies te hebben, maar om met de juiste functies beter en efficiënter te kunnen werken.

Wil je verschillende EPD’s vergelijken? Plan dan bij meerdere leveranciers een demo en neem je eigen dagelijkse praktijk mee als uitgangspunt. Zo ontdek je snel welke oplossing daadwerkelijk bij jouw praktijk past. Een demo aanvragen bij James Software? Dat doe je eenvoudig via -> DEMO AANVRAGEN

 

Bronnen

Rijksoverheid – informatie over bescherming van medische gegevens en privacy.

Rijksoverheid – informatie over medische gegevens bekijken en delen.

Rijksoverheid – informatie over de inhoud van het medisch dossier.

Nictiz – informatie over informatiestandaarden voor zorginformatie.