Patiëntportaal inrichten

Algemeen

Om het patiëntenportaal in te richten kunt u onderstaande stappen doorlopen. Sommige stappen zijn optioneel, die hoeft u alleen te doen als u gebruik wilt maken van de betreffende functie (bijvoorbeeld het intakeformulier).

De koppeling naar uw portaal opvragen
James biedt u twee mogelijke portalen; een portaal mét en een portaal zónder ouderlijk gezag. Het verschil hiertussen is, dat bij een portaal met ouderlijk gezag bij het registreren een extra contactpersoon opgegeven kan worden. Dit wordt gebruikt als de patiënt minderjarig is (waarbij één van de ouders de contactpersoon is) of als de patiënt onder toezicht staat.
Deze portalen zijn bereikbaar via een unieke link, die u kunt aanvragen bij de supportafdeling van James. Deze link kunt u vervolgens op uw website plaatsen achter een button.
Na activatie van het portaal wordt in al uw patiëntenkaarten waar een e-mailadres is ingevuld de knop 'Verstuur inloggegevens opnieuw' beschikbaar. Met deze knop kunt u patiënten die hun gebruikersnaam zijn vergeten opnieuw hun inloggegevens toezenden.
Welkomst tekst invullen
Bij praktijk > algemeen kunt u bij 'Patiëntenportaal tekst' uw welkomsttekst invoeren. Als patiënten inloggen op het portaal, zien ze deze tekst rechts in een kader staan. Er is een standaard welkomsttekst aanwezig, zie hiervoor de afbeelding onder het item 'Wat ziet de patiënt'?

Tip: Zet algemeen advies voor het gebruik van het portaal op uw website bij deze button. Denk hierbij aan korte aanwijzingen zoals:
- U ontvangt na registratie inloggegevens, waarmee u een afspraak kunt maken in de online agenda.
- Uw gebruikersnaam wordt automatisch gegenereerd. U mag deze eventueel wijzigen (niet aanbevolen), maar gebruik dan geen hoofdletters, apenstaartjes of spaties.
- Gebruik geen Internet Explorer. Iedere andere browser is goed (Edge, Chrome, Firefox, Safari, Opera). *
*Dit is alleen van toepassing als u mensen een intakeformulier laat invullen bij registratie, of vragenlijsten wilt laten invullen in het portaal.
Achtergrond instellen
U kunt een achtergrond instellen voor de inlogpagina van het portaal. Dit doet u bij praktijk > algemeen: 'Afbeelding WebApp achtergrond'. Deze afbeelding kunt u zelf maken en importeren. Open de link van het patiëntenportaal om te zien hoe uw achtergrond er uit ziet.
Logo instellen
Naast een achtergrond voor de inlogpagina kunt u ook uw eigen logo uploaden zodat deze zichtbaar is zodra de patiënt is ingelogd. Uw logo kunt u uploaden bij praktijk > algemeen: 'Praktijk logo voor patiëntenportaal'.
Welke online afspraken mag een patiënt maken?
U bepaalt zelf welke afspraaktypes een patiënt mag gebruiken. Deze afspraaktypes maakt u aan via Praktijk > Afspraaktypes (of u gebruikt bestaande afspraaktypes). U activeert ze voor het portaal door het hokje 'Patiëntportaal' aan te vinken.

Tips:
- Agenda instellingen: Vul minimaal 4 uur in het veld 'Genereer geen voorstellende de komende ..uur' in om te voorkomen dat u plotseling een patiënt op de stoep heeft staan. Vink ook het hokje 'Ontvang e-mailbevestigingen' aan zodat u een mailtje krijgt als iemand anders dan uzelf een afspraak maakt in uw agenda.
- Als u wilt beperken wanneer uw patiënt iets online mag inplannen, dan kunt u dit doen door de betreffende afspraaktypes uit te vinken op sommige roosters. De roosters bepalen op welke dagen / dagdelen een afspraaktype mag worden ingepland. Heeft u uw portaal afspraaktypes alleen op uw rooster van dinsdag aangevinkt staan, dan mogen patiënten ook alleen op dinsdag online een afspraak inplannen.
In dit geval moet u wel aparte afspraaktypes maken voor het portaal, anders bent u ook zelf beperkt tot alleen die dinsdag!
- Geef afspraaktypes die speciaal voor het portaal zijn een goede felle kleur, zodat u ziet wanneer een patiënt zelf iets heeft ingepland.
- Bij Praktijk > Agenda-instellingen kunt u onderaan de pagina instellen welk type patiënten een afspraak mag maken in het portaal. U kunt kiezen tussen [actieve en geregistreerde patiënten] of alleen [actieve patiënten].
Geregistreerde patiënten zijn patiënten die zichzelf via het portaal hebben geregistreerd maar wiens patiëntenkaart u nog niet heeft geactiveerd.
Actieve patiënten zijn patiënten die zichzelf via het portaal hebben geregistreerd én door u zijn geactiveerd, of patiënten die u zelf hebt toegevoegd in James.
Intakeformulier bij registratie (optioneel)
In de eerste stap van het portaal moeten nieuwe klanten zichzelf registeren, zij maken dan in feite voor zichzelf een patiëntenkaart aan. U kunt een intakeformulier als tweede stap in dit registratieproces toevoegen. Een intakeformulier kan kort zijn of uitgebreid. U kunt ook verschillende intake formulieren maken voor verschillende typen klachten. Uw klant moet dan wel eerst een klacht kiezen om het juiste dossier te krijgen.
Om een intakeformulier te maken voegt u een tabblad toe aan uw huidige dossiersjabloon met de gewenste vragen. Deze vragen vinkt u aan als 'wijzigbaar patiënt'. U zet bovenin het dossiersjabloon de optie 'Gebruik in patiëntportaal' op 'Ja'. James gebruikt dit dossier dan automatisch als een patiënt zich registreert in het portaal. De patiënt ziet alleen de vragen die als 'wijzigbaar patiënt' zijn aangevinkt, de rest van het dossier is onzichtbaar.

Wanneer u onder Praktijk > Dossiersjablonen meer dan twee dossiersjablonen heeft aangemaakt met de optie 'patiëntenportaal' op 'Ja', dan dient u bij Praktijk > Algemeen een vraag in te voeren zodat James weet welk dossier aan de patiënt aangeboden moet worden. Denk hierbij aan 'Wat zijn uw klachten?'
Aan deze vraag kunt u verschillende antwoorden toevoegen, om hier vervolgens een passend dossiersjabloon aan te koppelen (intakeformulier of vragenlijst).
Wanneer een patiënt zichzelf via het portaal registreert dient hij/zij eerst antwoord te geven op deze vraag. Op basis van het antwoord wordt voor de patiënt de juiste intake of vragenlijst klaargezet om in te vullen.
Vragenlijsten, documenten en rapportages inzichtelijk maken (optioneel)
U kunt via de plus een vragenlijst toevoegen aan een patiëntdossier, die de patiënt vervolgens thuis kan invullen via het portaal. Voorwaarde is dat de vragen op de vragenlijst zijn gemarkeerd als 'Wijzigbaar patiënt' en dat het dossiersjabloon waaraan je het toevoegt de optie 'Publiceer in patiëntportaal' op 'Ja' heeft staan.
Documenten en rapportages kunt u openen, u heeft ook hier de optie 'Publiceer in patiëntportaal' waarmee het inzichtelijk kunt maken via het portaal.

Let op: Vragenlijsten kunnen NIET worden ingevuld met de browser Internet Explorer! Alle andere browsers zijn prima (Chrome, Firefox, Safari, Edge etc).
Tot slot; toezenden inloggegevens activeren
Onder Praktijk > Voorkeuren > Portaalinstellingen dient u het hokje 'Email gebruikersaccount naar patiënt' aan te vinken, zodat uw klanten bij registratie hun inloggegevens per mail ontvangen.
Dit betekent wel dat ook de patiënten die u zelf aanmaakt een e-mail ontvangen met inloggegevens voor het portaal! Geef dit dus vast aan bij een nieuwe klant.

Klaar voor gebruik!
U kunt het patiëntenportaal na deze stappen gebruiken. Zodra een patiënt zichzelf heeft geregistreerd en eventueel het intakeformulier (dossiersjabloon) heeft ingevuld, krijgt u hiervan een melding is James. Deze melding vindt u terug bij Home > To do onder de categorie [registratie]. Lees hierover meer op 'Het patiëntportaal gebruiken'.
De patiënt ontvangt per e-mail zijn/haar inloggegevens en kan zodoende zelf het eigen afsprakenoverzicht zien, afspraken beheren en indien u daarvoor toestemming geeft, zijn dossier (deels) invullen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan vragenlijsten.

Log ook zeker even zelf in uw portaal in zodat u kunt zien wat uw patiënten allemaal wel en niet kunnen in het portaal.