Afsprakenportaal

Algemeen

Via afspraakportaal kan uw klant online een afspraak te maken in uw agenda. Dit portaal is mobielvriendelijk, laagdrempelig en eenvoudig in gebruik. Uw patiënt heeft geen inloggegevens nodig, de afspraak wordt gemaakt aan de hand van het e-mailadres.

Wat algemene feiten over het afspraakportaal.

U bepaalt zelf:

• wat voor soort afspraken uw cliënt mag maken
• op welke tijden uw cliënt een afspraak mag maken
• Het afspraakportaal is daarnaast mobielvriendelijk, laagdrempelig en eenvoudig in gebruik

In het afspraakportaal kan een klant:

• alleen afspraken maken
• zich registreren als nieuwe klant
• De klant kan géén afspraken wijzigen of inzien
• U kunt in dit portaal géén dossier of documenten delen met uw klant. Het is dus echt alleen een afspraakportaal.

Hoe werkt het portaal?

Een patiënt gaat via uw website naar het afspraakportaal. Eenmaal in het portaal kiest een patiënt een afspraaktype, een locatie en eventueel een behandelaar. Daarna kiest een patiënt uit een van de voorgestelde datums en tijden. Als laatste bevestigt de patiënt de afspraak met zijn of haar e-mailadres. Op basis hiervan kijkt James of deze persoon al een kaart heeft in James. Zo niet, dan moet de klant zich registreren. Zo wel, dan wordt de afspraak direct bij de goede patiënt opgeslagen, en keert uw patiënt terug naar uw website. Wanneer er meer patiënten zijn met hetzelfde e-mailadres, dan krijgt de patiënt het verzoek om ook de geboortedatum en voornaam in te vullen. Aan de hand daarvan kan James de patiënt aan de juiste patiëntenkaart koppelen.

Als de patiënt ten tijde van het maken van de afspraak via het portaal nog géén patiëntenkaart heeft in James, dan wordt deze automatisch aangemaakt. Een dergelijke patiëntenkaart krijg het nummer 0 en status 'Geregistreerd'. De patiëntenkaart krijgt pas een definitief nummer zodra u de status aanpast naar bijvoorbeeld 'actief'.

Als u dit ingesteld heeft, ontvangt uw klant ook een afspraakbevestiging en/of herinnering van hun gemaakte afspraak.

Inrichten afspraakportaal

Allereerst kunt u de link voor uw afsprakenportaal aanvragen bij de supportdesk via support@james-software.nl. Zodra u deze linkt hebt ontvangen kunt u gebruik maken van het portaal.

Deze link kunt u onder een knop op uw website (laten) zetten zodat patiënten via uw website bij het afspraakportaal kunnen komen om een afspraak te maken.

Daarna kunt u instellen wanneer een patiënt afspraken mag maken.

Mag uw klant op ál uw werkdagen online afspraken inplannen, dan hoeft u alleen afspraaktypes te activeren voor het portaal. U doet dit onder praktijk > Afspraaktypes. Open een afspraaktype die door uw klant ingepland mag worden, en vink het hokje ‘patiëntportaal’ aan. Pas eventueel de naam van uw afspraaktype aan, zodat deze heel duidelijk is voor uw klant.

Let als u hiermee klaar bent wel nog even op de begin- en eindtijden van uw roosters (de witte blokken in uw agenda). Uw klant kan namelijk plannen op vrije tijden binnen deze blokken. Zorg dus dat uw klant niet te vroeg of te laat op uw stoep kan staan. Als uw roostertijden kloppen met uw werkuren, dan bent u klaar met het planningsgedeelte en mag u vooruit spoelen naar het stukje over de aankleding van het portaal.

Als u liever wilt beperken welke dagen uw klant mag inplannen, maak dan nieuwe afspraaktypes aan, speciaal voor het portaal. Daarna kunt u zelf bepalen in welke roosters u deze afspraaktypes aanvinkt en in welke niet. Zo bepaalt u voor welke dagen uw klant online mag plannen. James geeft namelijk alleen afspraakvoorstellen binnen de roosters, waarin de portaalafspraken zijn aangevinkt.

Wilt u bijvoorbeeld de online agenda alleen open zetten voor de woensdagmiddag, maak dan eerst een apart rooster aan voor de woensdagmiddag. Vink in dit rooster de afspraaktypes voor het portaal aan. In ál uw andere roosters vinkt u deze afspraaktypes uit. Zo krijgt uw klant alleen afspraakopties voor de woensdagmiddag te zien.

Mogen uw klanten bijvoorbeeld de woensdagmiddag en zaterdagmiddag inplannen, dan moet u voor de woensdagmiddag en zaterdagmiddag een apart rooster hebben. Hierin vinkt u de afspraaktypes voor het portaal áán. In uw andere roosters vinkt u ze uit. Zo krijgt de klant alleen afspraakopties voor de woensdag en zaterdagmiddag.

Samengevat: Door de afspraaktypes voor het portaal in sommige roosters uit, of juist aan te zetten, bepaalt u zelf op welke dagen uw klant deze afspraken mag inplannen.

Looks portaal

U kunt het uiterlijk van het afsprakenportaal ook aanpassen. U kunt een afbeelding toevoegen aan uw portaal. Dit doet u via Praktijk > Algemeen bij het kopje ‘Patiëntportaal’. Onder ‘Afbeelding WebApp achtergrond’ kunt u een plaatje uploaden dat op een laptop of tablet zichtbaar zal zijn naast uw portaal. Op een mobiel is de afbeelding niet zichtbaar.

Bij praktijk > algemeen kunt u uw website invullen zodat mensen, nadat ze een afspraak gemaakt hebben, automatisch terugkeren naar uw website. Hier kunt u ook een link invoeren naar de algemene voorwaarden van uw praktijk mocht u deze op uw website hebben staan. Wanneer u de link voor de algemene voorwaarden invult, verschijnt er op het portaal een vinkje waarbij patiënten akkoord moeten gaan met de algemene voorwaarden voor zij een afspraak kunnen maken.

Zet eventueel de optie ‘ontvang e-mailbevestigingen’ aan in uw agenda instellingen. U krijgt dan een mailtje als iemand anders dan uzelf een afspraak in uw agenda zet. U krijgt dus bericht als iemand via het portaal een afspraak inplant, maar ook als uw collega dit doet. Het ligt dus aan uw situatie of deze instelling meerwaarde heeft voor u.

U heeft de optie om de voorstellen voor de eerste x uur uit te schakelen. Zo kunt u met 8 uur bijvoorbeeld instellen dat iemand op zijn vroegst voor morgen online een afspraak kan maken.

Tot slot: Probeer uw afspraakportaal altijd zélf uit, vóór u de link op uw website plaatst, of uw websitebouwer dit laat doen. Zo weet u zeker dat alles eruit ziet en werkt zoals u wilt.