Release notes 9 maart 2021

Vanaf nu zijn er zorgtrajecten in James!
De meeste gebruikers zullen hier niet veel van merken; een zorgtraject wordt automatisch aangemaakt in de patiëntenkaart.
Het verschil met vóór de update is:

• Het is nu gemakkelijk om voor één patiënt twee trajecten met twee verschillende diagnosecodes naast elkaar te laten lopen.
• Een verwijzing wordt nu met terugwerkende kracht doorgevoerd voor álle consulten in het zorgtraject.

Let op: James maakt zorgtrajecten aan vanaf 9-3-2021, dus niet met terugwerkende kracht. Bestaande consulten worden niet automatisch gekoppeld aan de zorgtrajecten. Als u een bestaand consult opent en Opslaat, wordt het consult wel gekoppeld aan het zorgtraject.

Zo werkt het!
Als u een agenda afspraak doorboekt, wordt er automatisch een zorgtraject aangemaakt. Het zorgtraject vindt u terug in de patiëntenkaart, linker menu; Zorgtrajecten.

In het zorgtraject kunnen de volgende zaken worden vastgelegd (mits van toepassing):

• De diagnosecode. U kunt dus voor alle gekoppelde consulten in één keer de diagnosecode aanpassen.
• Een verwijzing, mits toegevoegd onder Dossiers > Documenten).
• Een machtiging, mits toegevoegd onder Dossiers > Documenten.
• De debiteur. Bij een tarieflijst voor declaraties is de debiteur standaard de verzekeraar, maar u kunt deze handmatig op ‘Patiënt’ zetten. In dat geval wordt een factuur gemaakt voor alle consulten, op basis van het tarief op de tarieflijst.
  Dit betekent dat wanneer u niet met alle verzekeraars een contract heeft, of als een patiënt niet of onvoldoende verzekerd is, u géén aparte tarieflijst of afspraaktypes meer nodig hebt om facturen te krijgen. U hoeft alleen op het zorgtraject de debiteur aan te passen naar ‘Patiënt’, en de consulten worden vanzelf facturen.

En verder kunt u vastleggen:

• Of de klacht het gevolg is van een ongeluk
• Of het een recidief betreft
• U kunt een korte omschrijving kiezen op het zorgtraject. Omdat hier uiteindelijk overzichten van gemaakt kunnen worden, zijn de omschrijvingen vaste tekstopties die u aan kunt maken onder Praktijk > Voorkeuren.
• U kunt een melding instellen na x aantal consulten. De tekst van de melding bepaalt u zelf. Dit is handig als u een abonnement van 10 lessen heeft uitgegeven, of bijvoorbeeld om na 9 manuele therapie behandelingen over te gaan naar fysiotherapie.

Twee zorgtrajecten voor dezelfde patiënt
Behandelt u een patiënt met twee indicaties? U maakt eenvoudig een tweede zorgtraject aan door bij de afspraak voor ‘Open consult’ te kiezen, en onderin de diagnosecodes te wijzigen. Bij opslaan van het consult wordt gelijk een nieuw zorgtraject aangemaakt met deze diagnosecodes.
De volgende keer dat u een afspraak van deze patiënt doorboekt, mag u kiezen aan welk zorgtraject de behandeling wordt gekoppeld. Dit is dus alleen het geval als er twee actieve zorgtrajecten zijn.

Als een zorgtraject is afgerond, geeft u het de status ‘Doel behaald’ of ‘Gesloten’. Werkt u met diagnosecodes, dan gebeurt dit automatisch op basis van de reden einde zorg van het laatste consult. Reden einde zorg ‘02’ en ‘50’ resulteren in status ‘Doel behaald’. Reden einde zorg 04, 10, 11, 12, 30, 40 en 99 resulteren in status ‘Gesloten’.

Werkt u niet met diagnosecodes maar wilt u wel een tweede zorgtraject aanmaken voor uw patiënt? Dat kan op twee manieren:

• Door bovenin in een nieuw consult bij het zorgtraject –Selecteer—te kiezen. Er wordt dan bij opslaan van dit consult automatisch een nieuw zorgtraject aangemaakt.
• Door in de patiëntenkaart, linker menu Zorgtrajecten, handmatig een nieuw zorgtraject aan te maken. Als je vervolgens een afspraak doorboekt kun je kiezen aan welk zorgtraject je je consult wilt koppelen.

Dit wordt op een later moment toegevoegd aan de zorgtrajecten:

• Op het patiënten tabblad komt een linker menu ‘Zorgtrajecten’ waar je kan filteren en/of kan exporteren naar Excel.
• QDNA/Qualiview regels koppelen aan het zorgtraject
• Ruimte op polis per zorgtraject

Vanaf nu kunt u uw patiënt per mail een (intake)vragenlijst sturen. De patiënt hoeft niet in te loggen in het portaal, maar klikt op een link in de mail, vult de vragenlijst in het slaat op. De gegevens worden direct verwerkt in James.

Zo werkt het:

• Open een dossier, ga naar het tabblad vanwaar u vragen wilt e-mailen naar de patiënt en klik op het envelop icoontje.
• U kunt nu vragen aanvinken op het tabblad die per mail verstuurd zullen worden naar de patiënt. U bent dus niet verplicht het hele tabblad te versturen.
• U kunt ook vinkjes standaard in het dossiersjabloon aanzetten die automatisch worden geselecteerd als u een tabblad mailt naar de patiënt. Dit is efficiënt bij langere vragenlijsten. Tip: Later deze week kunnen deze vinkjes ook worden aangezet bij een actief dossiersjabloon!
• U kunt een tekstsjabloon kiezen met een standaard tekst en bijvoorbeeld uw logo, maar u kunt ook zelf een berichtje typen naar uw klant.
• De patiënt opent de mail, klikt op de link, vult de vragenlijst in en slaat op. De gegevens in James worden automatisch aangevuld.
• De link toont alleen de verstuurde vragenlijst, geen andere informatie.
• Na het invullen van de lijst werkt de link niet meer, de patiënt kan dus achteraf geen wijzigingen doorvoeren.
• Standaard na 15 dagen vervalt de link in de e-mail als de vragenlijst niet is ingevuld. Deze vervaltermijn is handmatig te wijzigen.
• Onder Home > Vragenlijsten ziet u een overzicht van de verstuurde vragenlijsten. U ziet hier welke zijn beantwoorden, of waar de vervaltermijn van is verlopen. Deze kunt u eventueel opnieuw versturen.

Voordelen van deze methode:

• Patiënten hoeven niet meer in te loggen in het portaal om een vragenlijst in te vullen.
• De patiënt kan de gegevens niet achteraf wijzigen.
• U kunt deze methode gebruiken in combinatie met het mobielvriendelijke en laagdrempelige afspraakportaal.

Vanaf nu is het mogelijk om specifieke dossieronderdelen te tonen én bewerken onder het dagjournaal. Welke dit zijn vinkt u aan in uw dossiersjabloon (Praktijk > Dossiersjablonen). U kunt deze vinkjes aanzetten en wijzigen, ook bij een actief dossiersjabloon! Het maken van een kopie is dus niet nodig.

Bij meerdere actieve dossiers worden de geselecteerde velden uit het nieuwste dossier weergegeven, en kun je via een dropdown menu voor een ander dossier kiezen.

Vanuit het Snelzoek scherm kan nu een nieuwe rapportage voor een patiënt worden aangemaakt.

Als een zorgprofiel via Home > Zorgprofielen werd doorgeboekt naar vorig jaar, kon dit proces mislukken omdat er bijvoorbeeld geen COV gegevens beschikbaar waren voor het nieuwe jaar. De status bleef dan echter op ‘Voltooid’ staan. Vanaf nu wordt de status dan ‘Mislukt’, zodat je deze gevallen inzichtelijk hebt, en de zorgprofielen na een succesvolle COV check alsnog met de hand kunt aanmaken.

• Bij het verwijderen van een consult vanuit de agenda afspraak werd een foutmelding getoond als het consult twee prestaties bevatte. Dit is verholpen.
• Zorgmailberichten met status ‘Verwijderd’ worden niet meer getoond.
• Het veld > werkt weer in oproep e-mails.
• Als de inloggegevens voor het portaal opnieuw worden verstuurd, staat er u ook een patiënt begroeting in het standaardmailtje.