Factuur naar instelling

Algemeen

U kunt op drie manieren een factuur naar een instelling of bedrijf aanmaken:

• Via Financieel > Facturen > 'Voeg factuur instellingen toe' maakt u een losse factuur aan naar een instelling of bedrijf. Deze factuur is niet gebonden aan een agenda afspraak of een patiëntconsult. Deze manier van factureren kan naast het factureren van patiëntgebonden activiteiten ook gebruikt worden voor het in rekening brengen van andere diensten.
• Door een instelling te koppelen aan een patiëntenkaart kunt u zorgen dat de rekening van het consult naar een bedrijf/instelling gaat. Deze manier is alleen geschikt voor het factureren van behandelingen naar een instelling, u kunt deze factuur doorboeken vanuit een agenda afspraak. U kunt van de losse facturen uiteindelijk één verzamelfactuur maken voor de instelling.
• Het is ook mogelijk een factoring declaratiebestand voor een instelling aan te maken. In dit geval wordt er in plaats van een factuur die u zelf kunt printen of mailen, een elektronisch declaratiebestand gegenereerd. Deze kunt u downloaden en indienen bij bijvoorbeeld Infomedics. Deze methode is ook geschikt om PM304 declaraties voor zorggroepen aan te maken.

Losse factuur naar een instelling

Dit is de makkelijkste manier om een factuur naar een bedrijf of instelling te sturen. U kunt met deze methode een behandeling van een patiënt naar een instelling factureren, want u kunt patiëntgegevens meesturen op de factuur, maar houd er rekening mee dat deze factuur niet terug te vinden is in de patiëntenkaart. Ook kunt u met deze factuur geen afspraak doorboeken (oranje streepje aan de afspraak).

Voorbereiding

1. U moet eerst zorgen dat de instelling bekend is in James. Ga hiervoor naar Praktijk > Verzekeraars > Voeg toe en maak hier de instelling aan. Vergeet het e-mailadres niet als u de factuur wilt mailen.
2. Optioneel: Als u veel dezelfde dingen factureert naar instellingen kan het handig zijn een artikellijstje aan te maken onder Praktijk > Artikelen. U kunt de prestatie / de activiteit / het artikel dan uit een vast lijstje aanklikken in plaats van dat u het steeds opnieuw moet typen.

Factuur maken
Ga naar Financieel > Facturen en klik op 'Voeg factuur instelling toe'. Selecteer de juiste instelling. U komt in een lege factuur terecht. Met de knop 'Voeg artikel toe' kunt u door u vastgelegde artikelen (dit kunnen ook prestaties zijn) toevoegen aan de factuur. Met de knop 'Voeg toe' kunt zelf een factuurregel aanmaken, door zelf de omschrijving en het bedrag in te vullen. U kunt optioneel een patiënt selecteren om aan de factuurregel te koppelen. Sla de factuurregel(s) op. U kunt de factuur Opslaan, hij blijft dan 'Te factureren' staan om later te versturen, of u kunt hem gelijk Printen of E-mailen (let nog op de betaalconditie links onderin). De factuur wordt dan definitief en krijgt een factuurnummer.

Consult factureren naar instelling

Met deze methode kunt u de consulten die u boekt vanuit de agenda factureren naar een instelling. U moet wel meer stappen ondernemen.

Voorbereiding

1. U maakt de instelling aan onder Praktijk > Verzekeraars, via de knop 'Voeg toe'. Kies type 'Instelling' en voer de adresgegevens en eventueel het e-mailadres in (als u de factuur wilt kunnen mailen).
2. U heeft een tarieflijst type 'Factuur' nodig, met daarin de prestaties die u wilt factureren aan de instelling (het geeft niet als de prijzen anders zijn). Heeft u wel zo'n tarieflijst, maar staan de prestaties die u wilt factureren er niet bij, voeg deze dan toe. U kunt er ook voor kiezen een hele nieuwe tarieflijst aan te maken voor de instelling. Zet hierin de prestaties en tarieven die u wilt factureren naar de instelling. Als u een tarieflijst gebruikt voor een instelling, zet dan de optie 'Tarieven op contracten' op 'Gebruik interne tarieven op contracten', dat scheelt u werk in stap 3! U kunt dezelfde tarieflijst gebruiken voor meerdere instellingen, u kunt per instelling de tarieven aanpassen. Lees hier meer over het maken van een tarieflijst.
3. Ga naar Praktijk > Contracten en klik op 'Voeg contract toe'. Kies een willekeurige declarant (dit heeft geen gevolgen voor de factuur), kies bij verzekeraar 'Instelling' en vink de juiste instelling aan, kies uw tarieflijst, zet de status op Actief en vul een startdatum in. Als uw tarieflijst de optie 'gebruik interne tarieven op contracten' aan heeft staan, zijn uw prestaties en prijzen netjes gevuld. Als u deze optie niet hebt aangezet zult u iedere prestatie die u wilt gebruiken moeten openen en hier zelf een tarief aan toevoegen. Sla vervolgens uw contract op.
4. Tot slot koppelt u de instelling aan de patiënt door hem in te vullen in het veld 'Instelling' bovenin de algemene gegevens van de patiëntenkaart. U kunt hier alleen bestaande instellingen kiezen.

Factuur maken

Als u nu een consult maakt voor deze patiënt en dit consult bevat een prestatie die in het contract met de instelling staat, wordt de debiteur niet de patiënt, maar de instelling. U ziet dit in de factuurregel onderin het consult al staan. Onder Financieel > Facturen vindt u uw factuur terug (filter eventueel op de instelling). Vanuit hier kunt u eventueel ook een verzamelfactuur naar de instelling maken.
De factuur wordt dus alleen naar de instelling gestuurd bij een prestatie die aan de instelling is gekoppeld (via het contract). Een declaratie voor de verzekeraar wordt gewoon nog steeds via Vecozo (of Infomedics) gedeclareerd.

Verzamelfactuur naar een instelling

Ga naar Financieel > Facturen en klik op de knop 'Verzamelfactuur'. Er opent een schermpje, hierin is standaard 'patiënt aangevinkt'. Klik op het veld 'Instelling' en typ de naam van de instelling, James vult u vanzelf aan.
Als tweede geeft u de start- en einddatum op van de periode waarbinnen James zoekt naar facturen. Let op, de factuurdata kunnen afwijken van de consultdata. Voor u een verzamelfactuur maakt kan het handig zijn te filteren op de instelling en status 'te factureren' zodat u ziet wat de factuurdata zijn die u wilt verzamelen.
Tot slot klikt u op 'Genereer' om James de verzamelfactuur te laten maken. Deze komt bovenin uw factuuroverzicht te staan. U kunt de verzamelfactuur openen en hier nog facturen uit verwijderen als u dat wilt. Zodra u de factuur print of mailt wordt hij definitief, en krijgt hij een factuurnummer.

Factoring declaratiebestand naar een instelling

Behalve gewone facturen kunt u ook elektronische declaratiebestanden maken voor instellingen. Deze kunt u of indienen bij Infomedics, of uploaden op de website van de betreffende instelling (bv zorggroep).

Voorbereiding

1. Instelling aanmaken: Ga naar Praktijk > Verzekeraars en klik op de knop 'Voeg toe' om de instelling aan te maken. Kies als type 'instelling' en vul de naam en contactgegevens van de instelling in.
2. Tarieflijst maken: U heeft een tarieflijst type 'Declaratie' nodig, en declaratiestandaard Infomedics (met of zonder BSN). Kies 'patiënten én verzekeraars'. In deze tarieflijst neem je de prestaties en tarieven op voor deze instelling. Kies de status Actief en sla de tarieflijst op.
3. Contract maken: Ga naar Praktijk > Contracten en klik op 'Voeg contract toe'. Kies de hoofdbehandelaar in de praktijk als declarant, kies 'instelling' als betaler en selecteer de instelling die u heeft aangemaakt. Kies de tarieflijst die u heeft aangemaakt. Zet de status op Actief en geef een startdatum in. Een einddatum is niet verplicht. Als je per ongeluk in dit veld klikt komt er een melding onder te staan, maar je kunt het contract nog steeds gewoon opslaan zónder einddatum.
4. In de patiëntenkaart vul je in de algemene gegevens het veld 'Instelling' met de betreffende instelling. De instelling wordt alleen de betaler voor prestaties uit de tarieflijst voor die instelling! Kies je een andere tarieflijst, dan kan de rekening nog steeds naar een verzekeraar gaan of naar de patiënt zelf. Het is dus niet zo dat de instelling per se van álle rekeningen van deze patiënt de betaler wordt.

Declaratiebestand maken

Bij Financieel > Declaraties worden de declaratiebestanden verzameld per debiteur. Je ziet hier het declaratiebestand staan van je instelling. Dit bestand kun je openen om te controleren wie er in zitten. Als alles klopt kun je het bestand aanklikken en met de knop 'Downloaden' downloaden naar uw pc. Vervolgens kunt u het bestand indienen bij Infomedics, óf uploaden op de website van de betreffende instelling.

Afhandelen / factuur genereren

Een gedownload declaratiebestand heeft nog geen factuurnummer en wordt dus niet zichtbaar in uw boekhouding. Om een factuurnummer toe te kennen moet James weten welk van de consulten zijn goedgekeurd. U moet dit handmatig aangeven via de optie 'Afhandelen'. Deze optie is alleen beschikbaar voor factoring declaraties. Lees hier (onderin de pagina) meer over het afhandelen van factoring declaraties.