Contracten

Algemeen

In een contract legt u de tarieven vast voor een verzekeraar of instelling. Zonder contract kunt u géén declaraties sturen naar een verzekeraar en géén patiëntconsulten factureren naar een instelling/bedrijf.

Voor het vullen van het contract met prestaties wordt een tarieflijst gebruikt.

Tip: Contracten met Vecozo waarbij het contractuele tarief gehanteerd wordt worden door onze helpdesk jaarlijks in uw praktijk geïmporteerd. Dit geldt ook voor de zorgprofieltarieven voor Podotherapeuten en de NZA tarieven voor de BGGZ.

Wanneer u interne tarieven declareert naar zorgverzekeraars, dient u deze zelf te maken en te wijzigen. Dit geldt ook voor contracten met instellingen of wanneer u naar Infomedics declareert.

Nieuw contract

Een goed contract begint met de juiste instellingen op de tarieflijst. Hieronder wordt beschreven hoe u goed begint met een contract naar een factoringbedrijf en een contract naar een bedrijf/instelling.

Voorbereiding contract factoringbedrijf (Infomedics)

De tarieflijst moet het type 'Declaratie' zijn. De declaratiestandaard moet een Infomedics standaard zijn. U bepaalt rechts bovenin de tarieflijst of deze prestaties direct naar de patiënt worden gestuurd (Allen patiënt) of naar de verzekeraar en eventueel daarna naar de patiënt (Patiënt en Verzekeraar).

Bij de optie 'Tarieven op contracten' geeft u aan dat de interne tarieven op de contracten moeten komen. Daarmee worden de prijzen uit uw tarieflijst gekopieerd naar het contract (maar u mag één of meerdere prijzen wijzigen!). Prijswijzigingen in de tarieflijst worden ook automatisch doorgevoerd in het gekoppelde contract.

Kiest u hier 'Niet van toepassing', dan worden alleen de prestaties zelf in het contract gezet, en moet u zelf voor iedere prestatie een tarief toevoegen. Prijswijzigingen in de tarieflijst worden níét doorgezet naar het contract. Die optie kiest u alleen als u een factoring contract maakt voor declaraties naar een verzekeraar, waarbij u niet uw eigen tarieven hanteert.

Voorbereiding contract met bedrijf of instelling

Voor een contract met een instelling of bedrijf gebruikt u een tarieflijst van het type 'Factuur'. U kiest bij de optie 'Tarieven op contracten' aan dat de interne tarieven op de contracten moeten komen. Daarmee worden de prijzen uit uw tarieflijst gekopieerd naar het contract. Prijswijzigingen in de tarieflijst worden ook automatisch doorgevoerd in het gekoppelde contract.

Contract maken

U maakt een nieuw contract door op de knop 'Nieuw contract' te klikken. De knop 'Nieuw DBC contract' is specifiek voor de BGGZ. Op een BGGZ contract worden geen tarieven ingevuld voor de verzekeraars, maar percentages van elders ingevulde NZA tarieven.

U vult het als volgt in:

1. Declarant: De hoofdbehandelaar of de behandelaar op wiens naam de contracten staan. Bij een contract dat leidt tot facturen heeft deze waarde geen invloed.
2. Type organisatie: Geef hier aan of u een contract opstelt met een verzekeraar of met een instelling.
3. Verzekeraar(s): U vinkt hier ofwel de verzekeraars aan voor wie het contract geldt, of de betreffende instelling. Bij een factoring contract waarbij er facturen naar de patiënt worden gestuurd vinkt u hier het factoringbedrijf aan.
4. Tarieflijst: De tarieflijst vult uw contract met prestaties. Als u op de tarieflijst hebt aangegeven dat u de prijzen ook over wilt nemen op het contract verschijnen deze ook in beeld. U kunt een prijsregel zelf niet wijzigen, maar u kunt het tarief wel veranderen door een nieuwe prijsregel toe te voegen.
   Open de prestatie, vul onderin het pop-up scherm een startdatum en prijs in en klik op Voeg Toe. Sla de prestatie op. De nieuwe prijs is geldig vanaf de door u gekozen startdatum.
   Maakt u een contract voor een instelling en declareert u bepaalde prestaties die meegekomen zijn met de tarieflijst niet bij deze instelling? Vink ze aan en verwijder ze van het contract.
5. Status: Verander de status naar Actief om het contract in gebruik te nemen. Een startdatum wordt dan verplicht.
6. Startdatum: Vul in vanaf welke datum dit contract geldig is. Consulten met een datum ouder dan de startdatum kunnen geen gebruik maken van dit contract!
7. Opslaan: Sla uw contract op. U bent klaar!

Overige mogelijkheden op een contract

Kenmerken: U kunt hier eventueel één of twee eigen kenmerken invullen. Deze worden afgedrukt op de factuur.
Consult pop-ups: Met een consult pop-up kunt u voor uzelf eenvoudige reminders maken. U kunt instellen dat bij het aanmaken van afspraak nr. X een pop-up verschijnt met de door u ingegeven toelichting.
Selecteer medewerkers: Bepaal hier welke medewerkers/behandelaars gebruik mogen maken van dit contract. Standaard staan alle medewerkers geselecteerd.

Contract(en) bijwerken

Omdat de tarieflijst de basis is van ieder contract, kunnen bepaalde wijzigingen in die tarieflijst ervoor zorgen dat u de contracten moet bijwerken. Dit gebeurt eigenlijk alleen bij contracten naar de verzekeraars, waarbij de declaraties rechtstreeks via Vecozo worden verstuurd. Bij alle andere contracten staat de tarieflijst meestal zo ingesteld dat wijzigingen in de tarieflijst ook automatisch worden verwerkt op de contracten.

Bij de volgende wijzigingen moet u de contracten bijwerken:

• Het verwijderen van een prestatie
• Het toevoegen van een prestatie
• Het wijzigen van de omschrijving of code van een prestatie.

Het aanpassen van de interne tarieven leidt níét tot het hoeven bijwerken van contracten.

Het bijwerken wordt veroorzaakt doordat het contract de wijziging op de tarieflijst niet automatisch kan verwerken. Dit moet dus handmatig. U werkt als volgt een contract bij:

• Open het contract en klik op de knop 'Bijwerken'. De nieuwste versie van de tarieflijst wordt in het contract geladen.
• Als u geen nieuwe prestatie hebt toegevoegd kunt u gewoon alle prestaties zonder startdatum / tarief aanvinken en verwijderen. Vervolgens slaat u het contract op.
• Als u wél een prestatie hebt toegevoegd die u wilt kunnen declareren voor deze verzekeraar(groep) dan verwijdert u alle prestaties zonder datum behalve de nieuwe prestatie. Deze opent u, en u vult onderin een startdatum en tarief voor de prestatie in.
• Sla de prestatie op.
• Sla tot slot uw contract op. Deze is nu bijgewerkt!

Herhaal dit voor alle contracten die bijgewerkt moeten worden. Weet u niet precies welke dat zijn? Klik rechts bovenin op het rode uitroepteken, hier worden de contractnummers getoond die u bij moet werken.

Als u uw contract hebt bijgewerkt krijgt het een nieuw nummer, het klopt dus dat u het oude contractnummer niet meer ziet staan!

Contract verwijderen

Als een contract is gebruikt (er is een consult mee gedeclareerd) is het niet meer mogelijk het contract te verwijderen, dit i.v.m. de financiële historie. Een contract kan wel een einddatum krijgen en/of de status Verlopen.

Als een contract alleen een einddatum krijgt blijft het wel geldig voor de periode tussen de start- en einddatum van het contract. Verandert u de status naar 'Verlopen' dat heeft het contract geen invloed meer.