Patiëntenkaart - Algemeen

Algemeen

Wanneer u een patiëntenkaart aanmaakt of opent, komt u als eerste terecht in de algemene gegevens. Hier vind u bijvoorbeeld de NAW gegevens van een patiënt, kunt u de controle op verzekering doen of een huisarts invullen. Hier onder ziet u de schermuitleg.

Schermuitleg patiëntenkaart

1. Algemene gegevens: Hier vult u de naam, geboortedatum en eventueel het ID nummer in van de patiënt. James maakt automatisch hoofdletters van de initialen en zet er puntjes tussen.
   U kunt de BSN handmatig ingeven of ophalen via de COV of BSN check. De leeftijd van de patiënt wordt achter de geboortedatum getoond, voor patiënten onder de 18 worden de maanden er ook bij genoemd.
2. Instelling: Als u hier één of meerdere instellingen selecteert dan worden deze gekoppeld aan de patiënt. Aan een instelling kunt u tevens een regio koppelen (via Praktijk > Verzekeraars) waar u ook op kunt zoeken bij het toevoegen van de instelling in de patiëntenkaart. Als u een export maakt van patiënten of consulten wordt deze instelling ook getoond. Het is via deze koppeling ook mogelijk de factuur van een consult aan de instelling te richten, in plaats van aan de patiënt zelf. U dient dan wel een contract met de instelling te hebben, waarop de tarieven voor dit bedrijf worden vastgelegd. Lees hier meer over factureren aan een instelling.
3. BSN controle, COV controle en Fysio vergoeding: Met de BSN Controle kunt u de NAW gegevens en het BSN van de patiënt opvragen (niet de verzekeringsgegevens) en direct op de patiëntenkaart invullen.
   U kunt de BSN controle alleen uitvoeren als u beschikt over een geldig UZI systeemcertificaat. Dit certificaat kunt u aanvragen bij het UZI register.
   Met de COV knop kunt u de verzekeringsgegevens, de volledige naam en de BSN van de patiënt opvragen. Deze worden automatisch overgenomen op de patiëntenkaart in het "elektronisch patiëntendossier". Voor het gebruik van de COV dient u een toestemmingsverklaring af te geven bij Vecozo.
   

   Let op: Adresgegevens worden niet meer meegestuurd in een COV check. Met de BSN controle kunt u de adresgegevens wél automatisch overnemen.

   
   Als u lid bent van Fysio vergoeding kan dit middels uw inloggegevens gekoppeld worden aan James. Zodra u de COV check hebt uitgevoerd komt de knop Fysio vergoeding beschikbaar. Hier kunt u zien hoeveel iemand vergoed krijgt. De vergoeding uit de (aanvullende) verzekering die u kiest wordt automatisch ingevuld in het eerstvolgende consult.
4. Adres- en contactgegevens: Vul hier het adres, het telefoonnummer en het e-mail adres van de patiënt in. Als u de postcode en het huisnummer invult, wordt de straat en plaatsnaam automatisch ingevuld. Als u het telefoonnummer niet weet, vul dan in het verplichte veld minimaal 1 cijfer in (bv een 0).
5. E-mailadres: De inloggegevens voor het patiëntportaal worden naar het e-mailadres gestuurd dat u hier invult. Ook ontvangt de patiënt op dit e-mailadres eventuele facturen, afspraakbevestigingen en herinneringen. U stelt deze opties op praktijkniveau in, bij de voorkeuren onder het tabblad Praktijk. In de patiëntenkaart kunt u vervolgens via de optie 'Verstuur mails' bepalen of deze patiënt wel of geen afspraakbevestigingen en / of herinneringen wil ontvangen, of dat u een vragenlijst kunt sturen.
6. Praktijkinfo: U kunt eventueel een vaste behandelaar of behandellocatie vastleggen in de Praktijkinfo. Ook vindt u hier de toestemmingsvinkjes voor de PREMS en de Landelijke Database Fysiotherapie (LDF).
7. Bedrijfsarts/ huisarts/verwijzer: Vul hier een huisarts,bedrijfsarts of verwijzer in, waarbij u kunt zoeken in zorgmail adresboek. U mag gerust een ander type zorgverlener in het veld 'bedrijfsarts' plaatsen.
   Zoek de arts op achternaam, instelling of woonplaats. Met de komma's zorgt u er voor dat er onderscheid gemaakt wordt in de verschillende zoekvelden.
   Vindt u de arts niet direct op achternaam? Probeer dan Achternaam,,Woonplaats (Twee komma's!)
   Mocht er geen (juist) resultaat naar voren komen, kunt u de verwijzer toevoegen bij Praktijk > verwijzers.
8. Status patiënt: Als u een nieuwe patiënt aanmaakt staat deze standaard op 'actief'. Als u klaar bent met de behandeling of als u een dubbele patiënt hebt aangemaakt, kunt u de status op 'afgesloten' zetten om de patiënt uit uw lijst met actieve patiënten te halen. U kunt voor deze status geen agenda afspraak inplannen. Alleen als u specifiek zoekt op afgesloten patiënten vindt u deze patiënt terug. U kunt de status altijd weer wijzigen naar 'actief'. Wanneer een patiënt zich registreert via het patiëntportaal, krijgt deze de status 'geregistreerd'. U moet voor deze patiënten de status zelf nog op 'actief' zetten.
9. Inlog-gegevens opnieuw verzenden: Er gaat een e-mail naar de patiënt met diens inlognaam voor het patiëntportaal en een nieuw wachtwoord. Laat de patiënt de spamfolder controleren als het mailtje niet binnenkomt.
10. Opslaan & nieuwe afspraak maken: U kunt vanuit de patiëntenkaart met deze knop meteen een afspraak voor deze patiënt inplannen. Dit kan alleen op basis van de afspraakvoorstellen.
11. E-mail & videobellen: Als er een e-mailadres is ingevoerd kunt u door op het envelopje te klikken een e-mail opstellen en versturen naar de patiënt. U kunt deze e-mail uit de losse hand schrijven, of al gedeeltelijk laten vullen door een tekstsjabloon te gebruiken. In een e-mail vanuit de patiëntenkaart kunt u zelf een bijlage toevoegen vanaf uw computer. Als u een rapportage vanuit James wilt mailen naar bijvoorbeeld een instelling, doe dit dan via de patiëntenkaart > Dossiers > Klik rapportage aan > 'E-mail'.
    Als geadresseerde is de patiënt beschikbaar (mits hier een e-mailadres is ingevuld) maar ook contactpersonen van een instelling als u deze hebt gekoppeld in de patiëntenkaart. Ook mag u handmatig extra mailadressen bij typen, scheid deze met een ';'.
    Als u Zorgmail gekoppeld heeft in uw medewerkersaccount wordt het mailtje dat u verstuurt automatisch beveiligd via Zorgmail verstuurd. Wilt u dit niet, zet dan het vinkje 'via Zorgmail' uit. In het kopje 'Dossiers' lees u meer over deze functie.
    Met het camera icoontje kunt u een video verbinding leggen met de patiënt. Er wordt dan direct naar het mailadres dat op de patiëntenkaart staat een uitnodiging gestuurd voor een gesprek. Er wordt een apart blad geopend voor het videogesprek. Deze verbinding is end-to-end encrypted en dus veilig.
    U stuurt de link vlak voor de afspraak, want hij is gelijk actief. U kunt de link dus niet van te voren sturen.