Tarieven

Algemeen

Bij het tabblad Praktijk > Tarieven vindt u een overzicht van alle tarieflijsten van uw praktijk. Een tarieflijst bevat prestaties (behandelingen of producten) met een bijbehorende prijs. Ook legt u vast of de rekening in eerste instantie naar de verzekeraar gaat, direct naar de patiënt of dat er bijvoorbeeld nog een factoringbedrijf tussen zit. Lees hier meer over tarieflijsten. Tarieflijsten voor de BGGZ en Revalidatie wijken af van de gewone tarieflijsten!

Aan een tarieflijst zijn vaak contracten gekoppeld. Een contract heb je nodig wanneer je debiteur iemand anders is dan de patiënt, bijvoorbeeld een verzekeraar, instelling of factoring service. James wil in dat geval een apart lijstje zien van de prestaties uit de tarieflijst, met prijzen voor díé specifieke debiteur(s): het contract.

Ziet u dit symbool (rode cirkel met wit uitroepteken) rechtsboven in uw scherm? Dan heeft u uw tarieflijst aangepast, maar vergeten uw contracten bij te werken. Klik hier voor meer informatie, en hoe u dit oplost.

Gebruikt u een factoring service? Lees de bijbehorende uitleg dan hier.

Via de knop [Voeg tarieflijst toe] kunt u een tarieflijst toevoegen. Over het algemeen hebt u een tarieflijst nodig per wijze waarop de rekening wordt verstuurd:

• Een factuur die u rechtstreeks naar de patiënt stuurt
• Een declaratie die via Vecozo naar de verzekering gaat
• Een factoring service die de rekening direct naar de patiënt stuurt
• Een factoring service die de declaratie eerst bij de verzekeraar aanbiedt, en een eventueel restbedrag doorstuurt naar de patiënt

Overleg met de supportdesk als u meerdere tarieflijsten wilt aanmaken. Wij kunnen u adviseren over de juiste instellingen.

1. Verwijder
   Een actieve tarieflijst kan alleen worden verwijderd als deze niet (meer) gekoppeld is aan een contract en nog niet is gebruikt in een consult. Als u daarna toch een tarieflijst wilt verwijderen, opent u de tarieflijst en verandert u rechts boven de status naar 'Verlopen'. De lijst kan dan niet meer gebruikt worden en verdwijnt uit uw overzicht.
   
   
2. Open
   Met deze knop kunt u een tarieflijst openen en wijzigen, bijvoorbeeld wanneer u een tarief of een omschrijving van een prestatie aan wilt passen. Dit kunt u vooral gebruiken om kleine wijzigingen aan te brengen.
   
   
3. Kopie
   U kunt via deze knop een kopie maken van een bestaande (actieve) tarieflijst, die u vervolgens kunt aanpassen. Zo hoeft u, wanneer u veel wilt aanpassen aan een tarieflijst, niet een nieuwe tarieflijst aan te maken en alles opnieuw in te typen.

Tarieflijst toevoegen

In de tarieflijst legt u onder andere de volgende gegevens vast:

• Of de prestaties (ook) ingediend worden bij een verzekeraar, of dat er alleen maar patiënt facturen komen.
• Welke diagnosecodes / indicaties beschikbaar zijn in het consult.
• Of een verwijzing verplicht is voor de patiënt.
• Op u verplicht de ruimte op de polis bij het consult moet invullen (aantal behandelingen dat vergoedt wordt door de verzekeraar).
• Of u de mogelijkheid hebt een commentaarregel toe te voegen aan uw consult.
• Welk tarief er geldt. Het tarief dat ingesteld wordt in de tarieflijst is het interne tarief, oftewel het praktijktarief. Later kunt u in het contract met een specifieke zorgverzekeraar, de voor die verzekeraar geldende tarieven ingeven.

Een tarieflijst heeft altijd eerst de status Concept. U kunt de tarieflijst dan compleet maken, maar nog niet gebruiken in James.

Moet uw tarieflijst gekoppeld zijn aan een contract?

Dit hangt af van waar de declaratie naar toe gaat:

• In het geval van verzekerde zorg of declaraties naar een factoring bedrijf, moet de tarieflijst gekoppeld worden aan een contract met een verzekeraar. Anders kunt u uw consulten niet declareren.
• In het geval van een factuur naar de patiënt die doorgestuurd wordt naar de zorgverzekering door de patiënt zelf wordt wel een tarieflijst type declaratie aangemaakt, maar hier worden dan geen contracten gekoppeld. Hierdoor wordt er automatisch een factuur aangemaakt in James met alle verplichte velden voor de zorgverzekeraar.
• In het geval van onverzekerde zorg naar een bedrijf of instelling moet er een contract gekoppeld worden aan de tarieflijst. Ondanks dat dit onder onverzekerde zorg valt, is een contract noodzakelijk voor een verzamelfactuur aan deze debiteur.

Een tarieflijst bestaat uit drie onderdelen:

1. De algemene gegevens, waar alle financiële voorwaarden worden vastgelegd.
2. De gekoppelde lijsten, waar vóóraf ingestelde lijsten met prestaties, diagnosecodes, redenen beëindigen zorg etc. worden ingeladen.
3. De prestaties en hun tarieven. Hier kunt u ook zelf prestaties aanmaken.

1. Algemene gegevens
   De gegevens die u in het algemene gedeelte invult, bepalen hetgeen u bij de gekoppelde lijsten kunt kiezen.
   • Naam: Hier vult u de gewenste naam voor de tarieflijst in. Dit is een puur administratief label, dat u zelf bedenkt.
   • Toelichting: Hier kunt u eventueel een korte toelichting kwijt.
   • Status: Een nieuwe tarieflijst heeft standaard de status "Concept". Verander de status naar "Actief" wanneer u de tarieflijst in gebruik wilt nemen. U kunt een niet langer geldende tarieflijst de status 'Verlopen' geven. Dit is niet mogelijk zo lang de tarieflijst nog gekoppeld is aan een contract.
   • Beroep: Selecteer hier het beroep waarvoor deze tarieflijst gebruikt zal worden. Werkt u multidisciplinair? Elke tarieflijst is geldig voor één beroepsgroep.
   • Codelijst: Als u declareert naar de zorgverzekeraar, verwachten zij in uw declaratie de code te zien van de lijst met prestaties die u mag declareren. Deze prestatielijsten liggen vast per beroepsgroep en hebben allemaal een eigen nummer. Voor paramedici is dit codelijst 012. Gaat u niet declareren naar de zorgverzekeraar? Dan mag u dit veld leeg laten.
   • Type:Hoe wilt u declareren? U heeft twee mogelijkheden:
     • Factuur: Elk consult dat u aanmaakt, resulteert in een patiënt factuur. U kunt deze factuur uitprinten, e-mailen of als PDF opslaan.
     • Declaratie: Dit type kiest u wanneer u een declaratie wilt versturen naar een zorgverzekeraar of factoring bedrijf. Hiervoor worden dan elektronische bestanden aangemaakt die u kunt versturen. Ook kiest u voor dit type wanneer er facturen naar patiënten gestuurd moeten worden die zij zelf kunnen declareren bij de zorgverzekeraar. Daarnaast kunt u óók nog steeds patiëntfacturen printen.
       
       Let op: Om elektronische declaratiebestanden aan te kunnen maken heeft u een Vecozo systeemcertificaat nodig. Deze vraagt u aan bij Vecozo en levert u vervolgens aan bij James, zodat wij dit aan uw systeem kunnen koppelen.
       
       
   • Betalingscondities: Bij facturatie van patiënten wordt de betalingsconditie van de praktijk overgenomen. Daarentegen worden bij instellingen en bedrijven de specifiek vastgelegde betalingscondities overgenomen.
   • Declaratiestandaard: Als u hebt gekozen om declaraties aan te leveren bij de zorgverzekeraar, bent u verplicht een declaratiestandaard op te geven. Net zoals bij de codelijst heeft ook elke beroepsgroep een eigen declaratiestandaard. Voor paramedici is dit de Vecozo - PM304. Declareert u naar een factoring bedrijf? Zij hebben eigen regels. Kies daarom de juiste declaratiestandaard bij het juiste factoring bedrijf.
   • Gekoppelde tarieflijst: Dit veld wordt veel gebruikt door praktijken die in principe declareren naar de verzekeraar, maar die hun patiëntfacturen via een factoring bedrijf laten lopen (Infomedics). Hier kan ook een particuliere factuur tarieflijst worden gekoppeld. U kunt in de omschakelconditie aangeven wanneer er in het consult automatisch over moet worden gegaan naar de andere tarieflijst, bijvoorbeeld als iemand alleen basis verzekerd is.
   • Omschakelconditie: In welke situatie moet de tweede tarieflijst ingaan? Wanneer een patiënt voldoet aan de door u geselecteerde voorwaarde krijgt u een melding op het consult. U kunt er vervolgens voor kiezen om te wisselen van tarieflijst, oftewel, uw factuur niet naar de verzekeraar maar naar een factoring bedrijf te sturen. Opties hiervoor zijn onder andere wanneer de ruimte op de polis ontbreekt of er geen aanvullende verzekering is.
   • BTW: Hier geeft u aan hoeveel procent BTW er gerekend moet worden. Indien uw beroepsgroep BTW vrij is kiest u hier voor 0,00%. Let op; u kunt per prestatie nog een apart BTW percentage ingeven.
   • Toestemmingsverklaring verplicht: Bij bepaalde professies is het van belang dat, afhankelijk van de leeftijd van de patiënt, de ouder(s) of de wettelijke vertegenwoordiger toestemming geeft voor de behandeling. Als de waarde [ja] is gekozen en de leeftijd is aangegeven, wordt hiermee op het consult rekening gehouden. Het ontbreken van de toestemmingsverklaring leidt tot de consult status 'Toestemmingsverklaring ontbreekt'.
   • Beneden leeftijd: Hiermee stelt u in beneden welke leeftijd de toestemmingsverklaring verplicht is.
   • Verwijzing verplicht: Kiest u hier 'ja', dan wordt het verplicht op het consult de verwijzing van de huisarts aan te geven. Als deze ontbreekt krijgt het consult de status 'Verwijzing ontbreekt'. Afhankelijk van uw beroep is een verwijzing verplicht.
   • Vervaldatum van de lijst: Hier geeft u een einddatum aan de geldigheid van de tarieflijst. Laat dit veld leeg als u geen einddatum weet.
   • Eenheid van de prestatie: Prestaties kunnen in minuten berekend worden of per stuk. U kunt hier de eenheid ingeven die standaard aan een prestatie wordt gekoppeld. Eventueel kunt u kiezen voor 'NVT'. U kunt namelijk per prestatie aangeven of het berekend wordt in 'aantal' of 'minuten'.
   • Ruimte op de polis is verplicht: Deze optie ziet u alleen als u voor "Declaratie" hebt gekozen en niet voor "Factuur".
     • Ja: het is verplicht op het consult aan te geven hoeveel ruimte de patiënt op zijn polis heeft (zie Fysiovergoeding). Is dit niet het geval dan wordt er voor de geleverde prestatie een factuur voor de patiënt aangemaakt in plaats van een declaratie voor de zorgverzekeraar. Deze optie wordt aangeraden!
     • Nee: Het is niet verplicht aan te geven hoeveel behandelingen er door de verzekeraar vergoedt worden.
   • Interne > Contractuele tarief: Het kan zijn dat uw interne tarief hoger ligt dan het tarief dat u krijgt van de zorgverzekeraar. De vraag is of u iets met dit verschil wilt doen. De beschikbare opties zijn dan ook 'Het verschil niet factureren' en 'Factureer het verschil'.
     
     
2. Gekoppelde lijsten
   U kunt hier standaard lijsten van prestaties, diagnosecodes etc. beschikbaar stellen voor uzelf. Ook kunt u hier instellen dat u een commentaarregel kunt toevoegen aan uw consult.
   Prestatie: Als er een lijst aanwezig is, kunt u deze selecteren. In het 'Prestaties' gedeelte (3) worden dan alle beschikbare prestaties geladen. U kunt straks prestaties die u niet gebruikt verwijderen en voor de overige prestaties tarieven invullen. In het geval van onverzekerde zorg kunt u hier niets selecteren. U kunt dan bij 'Prestaties' (3) zelf uw prestaties definiëren.
   Diagnose, aandoening, paramedische diagnose, CSI en reden voor het beëindigen van de zorg: Deze standaardlijsten worden per professie beschikbaar gesteld. Het koppelen van deze lijsten aan de prestaties is alleen noodzakelijk voor het type declaratie. Als er lijsten zijn gekoppeld dan is de behandelaar verplicht deze waarden op het consult in te vullen. De geselecteerde waarden worden zowel meegenomen in de declaratie naar verzekeraar als op patiëntfacturen.
   Commentaarvelden / Gebruik alleen diagnoses: Met het vinkje 'commentaarvelden' creëert u een vrij tekstveld in het kader 'Indicaties' op het consult. Het commentaar dat de behandelaar hier eventueel invult wordt meegenomen in de declaratie (het zgn. 'commentaarrecord'). Deze optie wordt met name gebruikt door praktijken die declareren via Infomedics. Het vinkje 'gebruik alleen diagnosecodes' wordt gebruikt voor PREM's. Dit vinkje zorgt er voor dat het consult zonder aandoening gezien wordt als compleet en wordt meegenomen in de PREM.
   
   
3. Prestaties
   Hier vindt u de lijst met alle soorten verrichtingen die u mag declareren, hetzij naar de patiënt, hetzij naar de verzekeraar.
   Meestal heeft u bij 'Gekoppelde lijsten' een standaard lijst met verrichtingen kunnen laden als deze beschikbaar zijn voor uw beroep. Zo niet, dan mag u zelf de verrichtingen aanmaken met hun tarief.
   
   Belangrijk: Heeft u een standaard lijst met verrichtingen ingeladen? Alle prestaties die u niet hebt verwijderd moeten een prijs hebben, vóórdat u de tarieflijst kunt opslaan. U kunt later nog een nieuw tarief ingeven, dus u kunt ook tijdelijk een prijs van 1 euro invoeren.
   
   U kunt hier tevens een prestatie wijzigen. In plaats van de knop 'Voeg toe' te gebruiken om een nieuwe prestatie toe te voegen, vinkt u de te wijzigen prestatie aan en opent deze. U komt dan in hetzelfde scherm als het toevoegen van een nieuwe prestatie (alleen zijn dan alle gegevens al ingevuld) waarbij u wijzigingen aan kunt brengen.

Prestatie toevoegen

Met de knop [Voeg prestatie toe] kunt u zelf een nieuwe prestatie toevoegen.

Code: Bij verzekerde zorg dient u hier de Vektiscode in te vullen van de prestatie, bijvoorbeeld 1200 voor een zitting manuele therapie. U mag meerdere prestaties toevoegen met dezelfde code, mits deze een verschillende omschrijving hebben. Bij onverzekerde zorg mag u zelf uw prestaties nummeren. U kunt hier ook gebruik maken van letters als u dit wilt.

Naam: Dit is de omschrijving van uw consult. In geval van het voorbeeld van zojuist zou hier 'Zitting manuele therapie' ingevuld kunnen worden. Andere opties zijn 'Consult-kort', 'Afleveren zolen' etc. Deze exacte omschrijving komt ook op uw facturen, dus het is netjes overal een hoofdletter te gebruiken.

Toelichting: Een toelichting op een prestatie gaat niet mee in de declaratie en wordt ook niet getoond op de factuur. Deze toelichting kunt u alleen in dit scherm bekijken.

Verwijzing verplicht: U legt in de tarieflijst al vast of een verwijzing verplicht is, maar hier kunt u per prestatie nog van afwijken. Standaard staat hier de waarde ingevuld die u gekozen hebt in de tarieflijst. In de meeste gevallen hoeft u hier dus niets te wijzigen.

Standaard op consult: Als u deze optie op 'Ja' zet, wordt deze prestatie standaard ingeladen op een nieuw consult. Als u vanuit de agenda consulten aanmaakt, heeft u deze optie niet nodig. U kunt immers een prestatie aan een afspraaktype koppelen, zodat een bepaalde agenda-afspraak een specifiek consult bij de patiënt genereert.

Ruimte op polis: Dit vinkje zorgt er voor dat de prestatie de ingevulde ruimte op polis af laat tellen. Dit vinkje staat standaard aan en hoeft u in de meeste gevallen niet te wijzigen. Dit vinkje wordt voornamelijk bij Ergotherapie gebruikt om de losse prestaties van toeslagen uit te vinken. Zo zorgt u er voor dat James niet twee prestaties van de ruimte op polis af haalt.

Eenheid van de prestatie: Een prestatie kan gemeten worden in een vaste prijs voor een verrichting (waarde 'n.v.t.'), een prijs voor een aantal minuten, of een stuk-prijs (aantal). Bij een vaste prijs maakt het in principe niet uit hoe lang u bezig bent met de verrichting, de patiënt betaald de vaste prijs. Als u uw prijs rekent in minuten, worden de velden "Veelvouden van (min)" en "Vergoeding gebaseerd op (min)" actief. In het eerste veld vult u de eenheid minuten in die u op het consult mag invoeren. In het tweede veld vult u het aantal minuten in dat als eenheid geldt voor de prijs.

Standaard voorbeeld:

Als u in beide velden 15 minuten invult, geldt de prijs die u toevoegt per 15 minuten. Op het consult kunt u vervolgens aangeven hoe lang u bezig bent geweest, en James rondt dit af naar kwartieren. Als u 12 minuten bezig bent geweest wordt dit afgerond naar 15 minuten, vult u 26 minuten in, maakt James een prijs voor een half uur.

Alternatief voorbeeld:

Als u in het eerste veld 1 minuut ingeeft, en in het tweede 30 minuten, geldt uw prijs per half uur. U kunt echter op het consult bijvoorbeeld 7 minuten invullen (een veelvoud van 1). De prijs van het consult wordt vervolgens geschaald. Stel dat het tarief €20,00 is voor een half uur, betaalt de patiënt voor 7 minuten €4,67. James rekent dit automatisch voor u uit.

Deze constructie komt bijna alleen voor bij diëtetiek en onverzekerde zorg, aangezien een verzekeraar meestal standaard tijdseenheden wil zien.

Geen zorgtraject aanmaken

Als u deze optie selecteert, zal James voor deze prestatie geen apart zorgtraject aanmaken in de patiëntenkaart. U kunt dit voor alle prestaties in een bepaalde tarieflijst aanzetten als u wilt, maar onze supportdesk kan dit sneller voor u doen!

Limiet & Conditie: Sommige prestatiecodes mogen per jaar slechts 1 keer worden uitgevoerd. Bij 'Limiet' kunt u aangeven hoe vaak een prestatie gebruikt mag worden. Bij de 'Conditie' heeft u vervolgens aan of dit per jaar, per diagnose of per jaar per diagnose is. Wanneer u een consult toevoegt en de limiet voor een prestatie is bereikt, krijgt u hier een waarschuwing voor te zien.

Voeg toe: Hier voegt u een tarief toe aan de prestatie. Het gaat hier om een intern tarief. Dit is het eigen, of praktijk tarief. Dit tarief kan afwijken van het verzekerde (contractuele) tarief. Als een patiënt zijn aantal vergoede behandelingen heeft opgemaakt, kunt u er voor kiezen om het hier ingevulde interne tarief op de factuur naar de patiënt te laten plaatsen. Het tarief dat de verzekeraar uitkeert vult u in bij het contract.

Om een prijs toe te voegen vult u de startdatum in en het tarief zelf (inclusief BTW).

Optioneel kunt u de BTW aanpassen (deze staat standaard op 0) en de duur van de prestatie. De duur is puur administratief, en wordt verder niet gebruikt. Bij een afspraaktype in de agenda wordt de standaard duur van ingegeven.

Het minimaal en maximaal aantal patiënten dat op een prestatie mag worden toegelaten hoeft u niet te wijzigen, tenzij het een groepsafspraak betreft.

Het vakje 'Verdeling bedrag over patiënten' geeft aan hoe het ingegeven tarief verdeeld wordt over de patiënten die deelnemen aan de groepsafspraak. Staat hier 1, dan betaalt iedere patiënt het opgegeven tarief. Staat er 0,5 dan betaalt iedere patiënt de helft, etc.

Het getal dat u opgeeft in dit vakje mag niet hoger zijn dan 1.

Het hokje 'Niet declareerbaar' is speciaal ontwikkeld voor declareren naar zorggroepen. Als dit vinkje aan staat in een prestatie, wordt er wel een consult met bedrag opgeslagen bij de patiënt, maar hier wordt geen declaratie van gemaakt! Deze consulten zijn dus puur ter registratie.

Via de export van de consulten (Patiënten > Consulten > Export) heeft u aan het einde van het kwartaal een goed overzicht van al uw niet-declareerbare consulten. Dit lijstje kunt u gebruiken voor het indienen van uw declaraties binnen de keten.

Vergeet niet: De prijs op te slaan, en vervolgens de tarieflijst zelf op te slaan voordat u naar een ander scherm gaat. En dat in het geval van verzekerde zorg uw tarieflijst nog aan een contract gekoppeld moet worden. Alleen tarieflijsten met de status 'Actief' kunnen gekoppeld worden aan een contract.

Een tarieflijst wijzigen

U kunt aan een actieve tarieflijst nog zaken wijzigen. U kunt bijvoorbeeld:

• Een prestatiecode verwijderen
• Een prestatiecode toevoegen
• De prijs of het BTW tarief van een prestatie wijzigen

Als u een tarieflijst hebt aangepast, worden de wijzigingen niet automatisch doorgezet naar het bijbehorende contract met de verzekeraar of instelling.

James stuurt u na het wijzigen van de tarieflijst direct naar de Contracten pagina.

Open het bijbehorende contract. Weet u niet welk contract u moet hebben? Open ze dan allemaal, u ziet vanzelf bij welke contracten de knop [Bijwerken] boven de prestaties staat.

Doet u dit niet, dan verschijnt er een waarschuwingssymbool in uw scherm. Ook krijgt u een pop-up, iedere keer dat u inlogt in James. In zowel de waarschuwing als de pop-up staat omschreven hoe u de contracten bij kunt werken.

Zodra u op [bijwerken] hebt geklikt, worden de prestaties aangepast. Als er nieuwe prestaties worden toegevoegd, let dan wel op dat u deze een tarief meegeeft.
Sla het contract op om de wijzigen vast te leggen.